04/02/2014
ÿþR é s e r v a u M o n i t e b e l g e
C o p i e à p u b l i e r a u x a n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e a p r è s d é p ô t d e l ' a c t e a u g r e f f e
M O D W O R D 1 1 . 1
2 4 J A N , 2 0 1 4
G r e f f e
N ° d ' e n t r e p r i s e : 0 4 0 3 . 1 6 7 . 3 3 5
D é n o m i n a t i o n
( e n e n t i e r ) : S O D E X O P A S S B E L G I U M
( e n a b r é g é ) :
F o r m e j u r i d i q u e : S o c i é t é A n o n y m e
S i è g e : R u e C h a r l e s L e m a i r e 1 , 1 1 6 0 A u d e r g h e m
( a d r e s s e c o m p l è t e )
O b j e t s ) d e l ' a c t e : P r o c è s - v e r b a l d e l a r é u n i o n d u c o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n t e n u e l e 1 2 n o v e m b r e 2 0 1 3
L a s é a n c e e s t o u v e r t e à 1 0 h e u r e s p a r M o n s i e u r P i e r r e H e n r y , P r é s i d e n t d u C o n s e i l e t , q u i p r é s i d e l a r é u n i o n e t q u i c o n s t a t e l a p r é s e n c e d e s a d m i n i s t r a t e u r s s u i v a n t s :
Q'M o n s i e u r D e n i s M a c h u e l , A d m i n i s t r a t e u r - D é l é g u é
Q'M o n s i e u r S é b a s t i e n d e T r a m a s u r e , A d m i n i s t r a t e u r
M o n s i e u r M i c h e l C r o i s é , A d m i n i s t r a t e u r
Q'M o n s i e u r P h i l i p p e S y m o n s , A d m i n i s t r a t e u r
L e p r é s i d e n t e x p o s e q u e :
1 . T o u s l e s a d m i n i s t r a t e u r s s o n t p r é s e n t s , d e s o r t e q u e l e c o n s e i l e s t v a l a b l e m e n t c o n s t i t u é .
E n c o n s é q u e n c e , d e s r é s o l u t i o n s p e u v e n t ê t r e v a l a b l e m e n t p r i s e s s u r l e s p o i n t s à l ' o r d r e d u j o u r p r o p o s é ,
2 . L ' o r d r e d u j o u r d u p r é s e n t c o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n e s t f i x é c o m m e s u i t : 1 . D é l é g a t i o n d e p o u v o i r s à M o n s i e u r P R J S y m o n s e n t a n t q u e D i r e c t e u r G é n é r a l .
L e c o n s e i l a c c e p t e c e t o r d r e d u j o u r e t , a p r è s a v o i r e n t e n d u l a d é c l a r a t i o n p r é a l a b l e f a i t e d a n s l e c a d r e d e l ' a r t i c l e 5 2 3 d u C o d e d e s S o c i é t é s , p a s s e à l a d é l i b é r a t i o n .
D é c l a r a t i o n p r é a l a b l e d e s a d m i n i s t r a t e u r s
L e s a d m i n i s t r a t e u r s d é c l a r e n t n ' a v o i r a u c u n i n t é r ê t o p p o s é d e n a t u r e p a t r i m o n i a l e , d i r e c t o u i n d i r e c t , à u n e d é c i s i o n o u à u n e o p é r a t i o n r e l e v a n t d u p r é s e n t c o n s e i l .
A p r è s d é l i b é r a t i o n , l e s a d m i n i s t r a t e u r s p r e n n e n t à l ' u n a n i m i t é l e s r é s o l u t i o n s s u i v a n t e s : R é s o l u t i o n 1 : C o n f i r m a t i o n d e M o n s i e u r P R J S y m o n s c o m m e D i r e c t e u r G é n é r a l
L e c o n s e i l d ' a d m i n i s t r a t i o n c o n f i r m e M o n s i e u r P h i l i p p e R a y m o n d J S y m o n s , d o m i c i l i é R u e d e l a B a c h é e 3 2 1 , 1 3 8 0 L a s n e , d a n s s e s f o n c t i o n s d e D i r e c t e u r G é n é r a l d e l a s o c i é t é .
R é s o l u t i o n 2 : D é l é g a t i o n d e p o u v o i r s à M o n s i e u r P R J S y m o n s
L e c o n s e i l d é c i d e d ' a c c o r d e r à M o n s i e u r P R J S y m o n s , e n s a q u a l i t é d e D i r e c t e u r G é n é r a l , l e s p o u v o i r s s u i v a n t s :
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 0 4 / 0 2 / 2 0 1 4 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e
M e n t i o n n e r s u r l a d e r n i è r e p a g e d u V o l e t B : A u r e c t o : N o m e t q u a l i t é d u n o t a i r e i n s t r u m e n t a n t o u d e l a p e r s o n n e o u d e s p e r s o n n e s
a y a n t p o u v o i r d e r e p r é s e n t e r l a p e r s o n n e m o r a l e à l ' é g a r d d e s t i e r s
A u v e r s o : N o m e t s i g n a t u r e
~
L e D i r e c t e u r G é n é r a l e s t a u t o r i s é à r e p r é s e n t e r l a S o c i é t é e t s e s f i l i a l e s d a n s t o u t e s l e s a c t i v i t é s d e g e s t i o n
e o r d i n a i r e e t à s i g n e r t o u s d o c u m e n t s q u i p o u r r o n t ê t r e n é c e s s a i r e s o u s o u h a i t a b l e s à c e t e f f e t ,
I l d e v r a a s s u r e r l ' e x é c u t i o n d e t o u t e s l e s o b l i g a t i o n s l é g a l e s a p p l i c a b l e s a u x a c t i v i t é s d e l a S o c i é t é , e t m e n e r l e s a f f a i r e s g é n é r a l e s d e l a S o c i é t é e n c o n f o r m i t é a v e c l e s l o i s b e l g e s , l e s s t a t u t s d e l a S o c i é t é e t a u s s i e n c o n f o r m i t é a v e c l e B u d g e t a p p r o u v é e t l e B u d g e t C a p e x , t e l s q u e c o n f i r m é s p a r l e P r é s i d e n t d e S o d e x o P a s s I n t e r n a t i o n a l d a n s s a « O b j e c t i v e s A p p r o v a l L e t t e r » e t e n c o n f i r m a t i o n a v e c l e s S o d e x o G r o u p P o l i c i e s e t e n p a r t i c u l i e r c o m m e s u i t
- I l p o u r r a c o n c l u r e t o u s c o n t r a t s a v e c d e s f o u r n i s s e u r s , é t a n t l e s u j e t d u s t r i c t e r e s p e c t d e l a S o d e x o M o t i v a t i o n S o l u t i o n s S u b c o n t r a c t i n g P o l i c y , j u s q u ' à u n m o n t a n t a n n u e l m a x i m u m d e 3 . 0 0 0 . 0 0 0 d ' e u r o s , à m o i n s t u ' t t n ' e n s a i t s p é c i f i é a u t r e m e n t c i - d e s s o u s . A u - d e t à d e c e s l i m i t e s , t e D i r e c t e u r G é n é r a l . d e v r a d e m a n d e r t ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n .
A . S e c t e u r c o m m e r c i a l
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 0 4 / 0 2 / 2 0 1 4 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e - I l p o u r r a a g i r e n t a n t q u e r e p r é s e n t a n t l é g a l d e l a S o c i é t é p o u r t o u t e s o f f r e s p u b l i q u e s o u p r i v é e s , c o n f o r m é m e n t a u x r é g l e m e n t a t i o n s l o c a l e s a p p l i c a b l e s a u x o f f r e s p u b l i q u e s o u p r i v é e s , e n c e c o m p r i s m a i s n o n l i m i t é à l a l é g i s l a t i o n a p p l i c a b l e e n m a t i è r e d e f i x a t i o n d e s p r i x e t l a l é g i s l a t i o n a p p l i c a b l e à l a c o n c u r r e n c e . P o u r t o u t a p p e l d ' o f f r e o u t o u t e t r a n s a c t i o n c o m m e r c i a l e , s o i t a v e c d e s C l i e n t s , s o i t a v e c d e s s o c i é t é s A f f i l i é e s c o n c e r n a n t u n v o l u m e d ' a f f a i r e s e x c é d a n t 3 0 . 0 0 0 . 0 0 0 d ' e u r o s , l e D i r e c t e u r G é n é r a l d e v r a d e m a n d e r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n ;
- I l s e r a r e s p o n s a b l e d e l a d é l i v r a n c e e t d e l a v a l i d i t é d e l ' e n s e m b l e d e s a u t o r i s a t i o n s e t l i c e n c e s n é c e s s a i r e s r e l a t i v e s a u x a c t i v i t é s d e l a S O C I E T E ;
- i l d e v r a a s s u r e r l e s a c t i v i t é s d e l a S o c i é t é e n c o n f o r m i t é a v e c l e s r é g l e m e n t a t i o n s c o m m e r c i a l e s e t e n m a t i è r e d e r é g l e m e n t a t i o n d e l a c o n c u r r e n c e ;
- I l p o u r r a a c q u é r i r t o u s a c t i f s i m m o b i l i s é s , m a t é r i e l s o u i m m a t é r i e l s à c o n c u r r e n c e d ' u n m o n t a n t d e 1 0 0 . 0 0 0 e u r o s p a r t r a n s a c t i o n e t d a n s l a l i m i t e d u b u d g e t C a p e x ;
- l l p o u r r a l o u e r e t g é r e r t o u s b i e n s e t d r o i t s i m m o b i l i e r s e t m o b i l i e r s d e t o u t e n a t u r e d a n s l a l i m i t e d e 3 3 3 . 0 0 0 e u r o s p a r a n , a v e c t o u t e f o i s u n p l a f o n d t o t a l n e d é p a s s a n t p a s 1 . 0 0 0 . 0 0 0 d ' e u r o s , p o u r u n e d u r é e n ' e x c é d a n t p a s t r o i s a n s . A u - d e l à d e c e s l i m i t e s , l e D i r e c t e u r G é n é r a l d e v r a d e m a n d e r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n .
B . S e c t e u r p r o d u c t i o n
i l d e v r a d i r i g e r l e c y c l e d e p r o d u c t i o n ( d e p u i s l ' é m i s s i o n d e s c h è q u e s e t d e s c a r t e s j u s q u ' a u r e m b o u r s e m e n t d e s s o c i é t é s a f f i l i é e s ) e n c o n f o r m i t é a v e c t o u t e s l e s n o r m e s l o c a l e s d e s é c u r i t é e t l e s e x i g e n c e s t e c h n i q u e s , e t p l u s s p é c i f i q u e e n c o n f o r m i t é a v e c l e V o u c h e r s F l o w C o n t r o l P o l i c y , l a p o l i t i q u e c o n c e r n a n t l a S e c u r i t y i n L o g i s t i c s e t l a C a r d P o l i c y ;
C . S e c t e u r c o m p t a b l e / f i n a n c i e r / f i s c a l
- i l d e v r a p r é p a r e r e t d i f f u s e r l e s é t a t s f i n a n c i e r s d e l a S o c i é t é e n c o n f o r m i t é a v e c l e s p r i n c i p e s c o m p t a b l e s g é n é r a l e m e n t a c c e p t é s , l e S o d e x o G r o u p a c c o u n t i n g m a n u e l ;
- l l d e v r a s e c o n f o r m e r a u M o t i v a t i o n S o l u t i o n s T r e a s u r y M a n a g e m e n t G o l d e n R u t e s
- I l d e v r a s e c o n f o r m e r à l a p o l i t i q u e d e V o u c h e r s F l o w C o n t r o l e t l a C a r d P o l i c y ;
- D a n s s o n p a y s , i l p o u r r a o u v r i r , g é r e r e t c l ô t u r e r l e s c o m p t e s b a n c a i r e s e n m o n n a i e l o c a l e ;
- I l p o u r r a s i g n e r l e s o r d r e s d e p a i e m e n t s e t a u t r e s d o c u m e n t s b a n c a i r e s e t e n g é n é r a l e f f e c t u e r t o u t e s a u t r e s t r a n s a c t i o n s b a n c a i r e s , y c o m p r i s l e s i n v e s t i s s e m e n t s f i n a n c i e r s , à l ' e x c e p t i o n d e s " f u t u r e s " , d é r i v é s i n t é g r é s e t a u t r e s t r a n s a c t i o n s d é r i v é e s à c o n c u r r e n c e d ' u n m o n t a n t d e 7 . 5 0 0 . 0 0 0 e u r o s p a r t r a n s a c t i o n c o m m e r c i a l e e t à c o n c u r r e n c e d ' u n m o n t a n t d e 1 5 . 0 0 0 . 0 0 0 e u r o s p o u r d e s i n v e s t i s s e m e n t s l i é s e t d e s t r a n s a c t i o n s i n t e r - s o c i é t é s . A u - d e l à d e c e t t e l i m i t e , l e D i r e c t e u r G é n é r a l d e v r a d e m a n d e r l ' a v i s d ' u n m e m b r e d u C o n s e i l d ' A d m i n i s t r a t i o n ;
B i j l a g e n b i j h e t B e l g i s c h S t a a t s b l a d - 0 4 / 0 2 / 2 0 1 4 - A n n e x e s d u M o n i t e u r b e l g e
- I i p o u r r a s i g n e r e t e x é c u t e r t o u s l e s c o n t r a t s r e l a t i f s a u x I n i t i a t i v e s d e « i n t e r n a t i o n a l C a s h P o o l i n g » d i r i g é e s p a r I m a g o r S e r v i c e s &