UNION INTERNATIONALE POUR LA SCIENCE, LA TECHNIQUE ET LES APPLICATIONS DU VIDE, EN ABREGE : IUVSTA

Divers

Dénomination : UNION INTERNATIONALE POUR LA SCIENCE, LA TECHNIQUE ET LES APPLICATIONS DU VIDE, EN ABREGE : IUVSTA

Forme juridique : Divers

N° entreprise : 408.291.212

Publication

28/04/2011

��D�nomination

(en entier) : UNION INTERNATIONALE POUR LA SCIENCE, LA TECHNIQUE

ET LES APPLICATIONS DU VIDE

(en abr�g�) :

Forme juridique : Association internationale sans but lucratif

Si�ge : 1000 Bruxelles, Avenue de la Renaisance, 30

Objet de l'acte : Modifications des status

Extrait d'un proc�s-verbal dress� parle notaire Philippe BALTHAZAR, de r�sidence � Jambes/Namur, le 13 mars 2011, enregistr� au Bureau de Namur, le 22 mars 2011, volume 1063, folio 23 case 09, seize r�les, un'. renvoi, au droit per�u de vingt-cinq euros par l'inspecteur principal JL Oudar, il r�sulte que s'est r�unie', l'assembl�e g�n�rale extraordinaire des membres de l'Association internationale sans but lucratif Union; Internationale pour la Science, la Technique et Zes Applications du Vide,

DELIBERATION

Le pr�sident expose les raisons qui ont motiv� l'ordre du jour.

L'assembl�e aborde l'ordre du jour et apr�s avoir d�lib�r�, prend la r�solution suivante :

PREMIERE RESOLUTION - MODIFICATION DES STATUTS.

UNION INTERNATIONALE POUR LA SCIENCE, LA TECHNIQUE ET LES APPLICATIONS DU VIDE

I.U.V.S.T.A. Association Internationale Sans But Lucratif

Avenue de la Renaissance 30

1000 Bruxelles

408.291.212

STATUTS COORDONNES

1. DENOMINATION FORME JURIDIQUE SIEGE SOCIAL

Article 1 D�nomination et forme juridique

Il est constitu� une association internationale sans but lucratif dont la d�nomination est "Union Internationale

pour la Science, la Technique et les Applications du Vide, en abr�g� "IUVSTA", ci-apr�s d�sign�e comme

"Union" ou "IUVSTA" qui est aussi l'abr�viation de la l'association approuv�e officiellement.

La d�nomination sera pr�c�d�e ou suivie de la mention "association internationale sans but lucratif' ou en:

abr�g� "AISBL".

Article 2 Si�ge social

Le si�ge social de l'Union est �tabli Avenue de la Renaissance 30 � 1000 Bruxelles, Belgique. Il peut �tre:

transf�r� en tout autre lieu en Belgique par d�cision du Conseil Ex�cutif statuant � la majorit� simple. Tout

d�placement du si�ge doit �tre publi� aux Annexes du Moniteur belge.

2. BUTS ET ACTIVITES

Article 3 - Buts

Les buts de l'Union sont exclusivement d�sint�ress�s et sont de promouvoir, d'encourager et de d�velopper:

les sciences, les techniques et les applications du vide dans tous les pays.

Article 4 Activit�s

Les activit�s que l'Union se propose de mettre en oeuvre pour atteindre ses buts sont

principalement les suivantes:

(a) la prise de toutes mesures utiles afin de soutenir les Comit�s Nationaux et les personnes qui:

chercheraient � cr�er des Comit�s Nationaux l� o� ils n'existent pas

encore;

(b) la coordination des activit�s des Comit�s Nationaux adh�rents ou de ceux qui pourraient le devenir;

(c) la cr�ation de Divisions responsables de domaines d�finis de l'activit� scientifique et technique de l'Union.

Mentionner sur la derni�re page du Volet B : Au recto : Nom et qualit� du notaire instrumentant ou de la personne ou des personnes ayant pouvoir de repr�senter l'association, la fondation ou l'organisme � l'�gard des tiers

Au verso : Nom et signature

Mao 2.2

Copie � publier aux annexes du Moniteur belge apr�s d�p�t de l'acte

R�serv�

au

Moniteur

belge

1

" 11065017"

N� d'entreprise : 0408.291.212

I

15 AVR. ZOU

Mugies

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MOD 2.2

(d) la cr�ation de commissions internationales de travail charg�es:

(i) d'�tudier des probl�mes d�finis (normalisation, glossaires, formation des sp�cialistes, etc.);

(ii) de r�aliser des accords en vue de recommandations dans le domaine du vide; et

(iii) d'assurer la diffusion des �l�ments sp�cifi�s dans les deux (2) paragraphes

pr�c�dents.

(e) le d�veloppement et la provocation d'�changes, de rencontres et de communications dans le domaine du vide en collaboration avec les Comit�s Nationaux et toutes les associations scientifiques internationales; et

(f) la prise de toutes mesures et initiatives n�cessaires � la r�alisation de ces buts.

3. MEMBRES

Article 5 Conditions

(a) Les Membres de l'Union sont des Comit�s Nationaux. Ils doivent �tre repr�sentatifs de l'ensemble des personnes physiques et morales s'int�ressant � la science, � la technique et aux applications du vide dans leur pays.

(b) La qualit� de Membre ne peut �tre reconnue qu'� un (1) Comit� National par pays.

(c) Tout pays d�sireux de s'affilier � l'Union constituera un Comit� National susceptible de prendre en charge par lui-m�me les int�r�ts de ce pays dans le domaine du vide.

Dans certains cas particuliers et principalement lorsque plusieurs pays voisins n'ont pas encore �tabli de Comit� National propre, ils pourront former conjointement un comit� auquel la qualit� de Membre pourra �tre reconnue, conform�ment � la proc�dure d�finie aux articles 5, 6 et 7. Aucun de ces pays ne peut avoir de Comit� National propre.

(d) Un Comit� National d�sireux de s'affilier � l'Union doit fournir la preuve qu'il satisfait aux exigences de

l'article 5 et s'engager � observer les statuts en vigueur.

Article 6 Acquisition de la qualit� de membre

La demande d'affiliation � l'Union sera adress�e au Pr�sident de l'Union et envoy�e au Secr�taire G�n�ral

de l'Union. Elle sera sign�e par le Pr�sident du Comit� National.

La demande d'affiliation sera accompagn�e:

(a) du texte des statuts et du r�glement int�rieur du Comit� National;

(b) d'une traduction de ces documents dans l'une des langues de travail de l'Union; et

(c) d'une proposition concr�te concernant le nombre de parts contributives �ventuelles. Cette proposition aura �t� pr�alablement mise au point avec l'aide du Secr�taire G�n�ral de l'Union.

Quand tous ces documents sont parvenus au Secr�taire G�n�ral de l'Union, la demande

d'affiliation est enregistr�e par celui-ci.

Le Secr�taire G�n�ral de l'Union proposera au Conseil Ex�cutif, lors de la r�union du Conseil Ex�cutif suivant l'enregistrement de la demande d'affiliation, l'admission provisoire du Comit� National.

Article 7 Admission provisoire

L'admission provisoire ne peut �tre prononc�e que par une majorit� des quatre-cinqui�mes (4/5) au moins des votes exprim�s par les Membres du Conseil Ex�cutif et pour autant que soient recueillis les votes d'au moins trois-quarts (3/4) des Membres du Conseil Ex�cutif.

Le vote sur l'admission provisoire aura lieu soit au cours d'une r�union du Conseil Ex�cutif soit par correspondance. Dans ce demier cas, le vote est clos dans un d�lai maximum de six (6) semaines apr�s la date d'envoi des bulletins de vote.

D�s leur admission provisoire, les nouveaux Membres ont tous les droits et tous les devoirs des Membres ordinaires, � l'exception du droit de vote qu'ils acqui�rent apr�s leur admission d�finitive par l'Assembl�e G�n�rale et de l'obligation de payer une cotisation annuelle laquelle accompagnera leur admission d�finitive.

L'admission provisoire ou le refus �ventuel du Conseil Ex�cutif, le cas �chant, sera notifi� au Comit� National dans les six (6) semaines apr�s la date de cl�ture du vote.

En cas de refus de l'Assembl�e G�n�rale, la demande ne pourra �tre pr�sent�e qu'� l'Assembl�e G�n�rale qui se tiendra � la fin de la P�riode suivante, le Conseil Ex�cutif ne pouvant statuer � titre transitoire.

Article 8 Admission d�finitive

L'admission des nouveaux Membres constituera un point particulier de l'ordre du jour de chaque r�union de l'Assembl�e G�n�rale Ordinaire se tenant � la fin de la P�riode. Ce point relatif � l'admission des nouveaux Membres sera plac� au d�but de l'ordre du jour, de pr�f�rence en premier lieu.

Le projet d'ordre du jour de l'Assembl�e G�n�rale mentionnera explicitement:

(a) toutes les demandes parvenues au Secr�taire G�n�ral au cours de la derni�re p�riode;

(b) la d�cision provisoire prise par le Conseil Ex�cutif pour chacune d'elles; et

(c) une proposition concernant les parts contributives de chaque nouveau Membre potentiel.

L'Assembl�e G�n�rale discutera chaque candidature s�par�ment et proc�dera imm�diatement apr�s chaque discussion aux votes concernant l'admission du nouveau Membre consid�r� et la ratification du nombre de parts contributives que celui-ci doit verser.

L'Assembl�e G�n�rale d�cide de l'admission d�finitive dans les conditions habituelles de ses d�cisions. Toutes les demandes parvenues au Secr�taire G�n�ral depuis la pr�c�dente Assembl�e G�n�rale P�riodique doivent �tre transmises � l'Assembl�e G�n�rale qui se tiendra � la fin de la P�riode en cours. L'admission d�finitive pourra �tre prononc�e m�me si, pour une raison quelconque, l'admission provisoire a �t� refus�e ant�rieurement par le Conseil Ex�cutif. Les votes seront � bulletin secret.

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MOD 2.2

Seuls assisteront � ces discussions et � ces votes les repr�sentants des pays d�j� Membres de l'Union. Aucun repr�sentant d'un pays postulant ne peut �tre pr�sent. Une fois ce point de l'ordre du jour termin�, les repr�sentants des Membres nouvellement admis � l'Assembl�e G�n�rale participeront aux travaux de celle-ci avec voix d�lib�rative � partir du point suivant de l'ordre du jour.

Article 9 D�mission, Suspension et Exclusion

La qualit� de Membre se perd:

(a) par la d�mission. La notification devra �tre adress�e au Secr�taire G�n�ral par lettre recommand�e avant le 30 juin d'une ann�e, la d�mission devenant effective le 31 d�cembre de cette ann�e;

(b) par suite de la dissolution pour une raison quelconque du Comit� National consid�r�;

(c) si un Comit� National n'a pas pay� sa cotisation depuis deux (2) ans. Cependant, le Conseil Ex�cutif peut suspendre son affiliation jusqu'au paiement des cotisations arri�r�es;

(d) si un Comit� National ne remplit plus les conditions normales d'affiliation tel qu'�num�r�es � l'article 5;

(e) par exclusion du Membre prononc�e par l'Assembl�e G�n�rale sur proposition du Conseil Ex�cutif, dans les m�mes conditions que l'admission.

En cas de d�mission ou d'exclusion, le Membre de l'Union est responsable de ses engagements jusqu'� la fin de l'ann�e en cours. La cotisation vers�e par un Comit� National qui prononcerait sa dissolution durant l'ann�e civile reste acquise � l'Union. Tout Membre qui cesse d'appartenir � l'Union abandonne, de ce fait, ses droits � l'actif de l'Union.

La perte de la qualit� de Membre sera notifi�e par le Secr�taire G�n�ral au Pr�sident du Comit� National consid�r�, ainsi qu'� la personnalit� pr�c�demment habilit�e � correspondre en son nom avec le Secr�taire G�n�ral de l'Union.

Article 10 - Droits et devoirs des Membres

(a) Chaque Comit� National informe l'Union des modifications de structure ou de statuts �ventuels de ce Comit�. Cette information sera donn�e par une double lettre adress�e au Pr�sident de l'Union et envoy�e au Pr�sident de l'Union et au Secr�taire G�n�ral. Cette lettre sera sign�e du Pr�sident du Comit� National.

L'Assembl�e G�n�rale suivante confirmera (ou, le cas �ch�ant, infirmera) l'affiliation de tout Comit� National ayant proc�d� � une modification de ses statuts.

(b) Chaque Comit� National doit d�signer une personnalit� habilit�e � correspondre en son nom avec le Secr�taire G�n�ral de l'Union. Cette autorisation sera sign�e par le Pr�sident du Comit� National en question. Cette autorisation devra indiquer des dates de d�but et de fin de fonction. En cas de changement dans la structure du Comit� National, cette habilitation pourra �tre r�voqu�e par un courrier du nouveau Pr�sident.

(c) Le courrier destin� � habiliter une personnalit� � repr�senter un Comit� National au Conseil Ex�cutif de l'Union sera sign� du Pr�sident du Comit� National en question.

(d) Les cotisations devront �tre pay�es dans le premier trimestre de l'ann�e civile.

(e) Chaque Comit� National doit faciliter le fonctionnement de l'Union en acquittant sa cotisation en temps utile.

(f) Chaque Comit� National a toute libert� pour �tablir ses propres r�glements et organiser ses propres manifestations � l'int�rieur de son territoire national.

(g) Chaque Comit� National d�l�gue des repr�sentants aux Assembl�es G�n�rales.

Toutefois, les Membres de l'Union peuvent se faire repr�senter � l'Assembl�e G�n�rale par un autre

Membre.

(h) Chaque Comit� National d�l�gue un repr�sentant et un rempla�ant au Conseil Ex�cutif.

4. L'ASSEMBLEE GENERALE (ORGANE GENERAL DE DIRECTION)

Article 11 Comp�tences

L'Assembl�e G�n�rale est la plus haute autorit� de l'Union. Elle a notamment pour t�che

d'approuver les comptes annuels et le budget, d'orienter l'activit� de l'Union, d'�lire et de r�voquer les

membres du Conseil Ex�cutif, de discuter, approuver ou refuser les rapports du Conseil Ex�cutif.

L'Assembl�e G�n�rale peut modifier les statuts. Elle d�cide du r�glement int�rieur de l'Union.

Article 12 Composition

L'Assembl�e G�n�rale se composera des d�l�gations des Membres de l'Union. Chaque d�l�gation se

compose, au plus, de trois (3) d�l�gu�s. Elle sera conduite par un chef de d�l�gation d�sign� par le Comit�

National qu'elle repr�sente. Chaque chef de d�l�gation disposant de toutes les voix attribu�es au Comit�

National qu'il repr�sente votera au nom de ce Comit� National.

Chaque membre de l'Union devra faire conna�tre au Secr�taire G�n�ral de l'Union la composition de sa

d�l�gation � l'Assembl�e G�n�rale en indiquant tout particuli�rement le nom du chef de d�l�gation.

Article 13 R�unions

Article 13.1 Assembl�es G�n�rales Ordinaires

(a) L'Assembl�e G�n�rale Ordinaire aura lieu au moins une fois par an. L'Assembl�e G�n�rale Ordinaire sera convoqu�e par le Conseil Ex�cutif. Les Assembl�es G�n�rales Ordinaires sont pr�sid�es par le Pr�sident de l'Union.

(b) L'ordre du jour de l'Assembl�e G�n�rale Ordinaire sera limit� aux points suivants:

(i) Approbation des comptes annuels; et

(ii) Approbation du budget annuel;

L'Assembl�e G�n�rale Ordinaire ayant lieu � la fin d'une P�riode et tenue autant que possible � l'occasion

d'une manifestation internationale portera �galement sur les points suivants:

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MOD 2.2

(iii) L'�lection du Pr�sident pr�somptif, des Vice-pr�sidents, du Secr�taire G�n�ral, du Tr�sorier, du Directeur Scientifique et du Secr�taire Scientifique;

(iv) La ratification des repr�sentants des Comit�s Nationaux au sein du Conseil

Ex�cutif; et

(v) La d�termination des cotisations pour la P�riode suivante;

(c) Les d�cisions de l'Assembl�e G�n�rale Ordinaire ne seront valides que si cinquante pour cent (50%) des Membres au moins sont pr�sents ou repr�sent�s. Les d�cisions de l'Assembl�e G�n�rale Ordinaire seront prises par une majorit� d'au moins cinquante pour cent (50%) des votes �mis.

Article 13.2 Assembl�es G�n�rales Extraordinaires

(a) Le Conseil Ex�cutif ou trois cinqui�mes (3/5) des Membres peuvent demander la r�union d'une Assembl�e G�n�rale Extraordinaire. Une Assembl�e G�n�rale Extraordinaire ne peut avoir lieu moins de trois

(3) mois avant ou apr�s une ,

Assembl�e G�n�rale Ordinaire, � moins qu'elles n'aient lieu le m�me jour. Les

Assembl�es G�n�rales Extraordinaires sont pr�sid�es par le Pr�sident de l'Union.

(b) L'ordre du jour de l'Assembl�e G�n�rale Extraordinaire est pr�par� par le Conseil

Ex�cutif. Celui-ci est tenu d'y faire figurer toute proposition faite par un cinqui�me (1/5) au moins des

Membres de l'Union. Aucune d�cision ne peut �tre prise en dehors de l'ordre du jour.

(c) Au moins une fois tous les trois (3) ans (la "P�riode', imm�diatement apr�s l'Assembl�e G�n�rale Ordinaire approuvant les comptes annuels et le budget et portant sur tout autre sujet list� � l'article 13.1 b, il sera tenu une Assembl�e G�n�rale Extraordinaire, laquelle aura pour points � l'ordre du jour l'examen des activit�s de l'Union, lequel examen sera donn� par le Pr�sident sortant et tout autre personne invit�e par le Pr�sident sortant, et une d�claration sur les activit�s propos�es pour la P�riode � venir faite par le nouveau Pr�sident. Ces d�clarations seront diffus�es d'avance aux Membres en m�me temps que l'ordre du jour de l'Assembl�e.

(d) L'Assembl�e G�n�rale Extraordinaire ne peut valablement d�lib�rer que si les deux tiers (2/3) au moins des Membres sont pr�sents ou repr�sent�s. Les d�cisions de l'Assembl�e G�n�rale Extraordinaire sont prises � la majorit� des trois quarts (3/4) des voix.

Article 13.3 Votes

(a) Le nombre de voix attribu�es � chaque Comit� National est fix� par le bar�me

suivant:

Nombre de parts contributives:

1

2 ou 3

4�6

7�9

10 et au-dessus

Nombre de voix

1

2

3

4

5

(b) Le vote sera secret.

Article 14 Convocations

La convocation � l'Assembl�e G�n�rale contiendra la date exacte, le lieu et un projet d'ordre du jour et sera

adress�e aux Membres par lettre, fax ou e-mail au moins quatre (4) mois avant la date envisag�e.

L'ordre du jour d�finitif sera communiqu� aux Membres 6 semaines au moins avant cette date.

Concernant l'approbation des comptes annuels et du budget annuel, le Conseil Ex�cutif adressera avec les

comptes annuels et le budget une demande d'approbation de tous les Membres de l'Union dans les six mois de

la fin de l'ann�e fiscale.

Article 15 -- Repr�sentation

Les Membres de l'Union peuvent se faire repr�senter � l'Assembl�e G�n�rale par un autre Membre, le Pr�sident ou un Vice-pr�sident. A l'Assembl�e G�n�rale Extraordinaire, un Membre ne peut repr�senter plus de trois (3) Membres, y compris le sien. A l'Assembl�e G�n�rale Extraordinaire, le Pr�sident ou un Vice-pr�sident ne peut repr�senter plus de trois (3) Membres. A une Assembl�e G�n�rale Ordinaire, il n'existe aucune limitation dans le nombre de Membres qu'un Membre ou le Pr�sident ou un Vice-pr�sident peut repr�senter.

Tout Membre de l'Union d�sirant se faire repr�senter � l'Assembl�e G�n�rale par un autre Membre en informera le Secr�taire G�n�ral de l'Union quatre (4) semaines avant la date de l'Assembl�e G�n�rale.

Le Secr�taire G�n�ral de l'Union v�rifiera que le Membre auquel il est demand� de repr�senter un autre Membre est autoris� pour ce faire.

La repr�sentation sera assur�e par le chef de la d�l�gation du Membre repr�sentant.

Article 16 - Proc�s-verbaux

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MOD 2.2

Les d�cisions prises par l'Assembl�e G�n�rale sont consign�es dans des proc�s-verbaux sign�s par le Pr�sident et archiv�s au si�ge social. Les proc�s-verbaux seront post�s sur le site Internet de l'Union ou rendus disponibles aux Membres par tout autre moyen tel que d�termin� par le Conseil Ex�cutif.

5. LE CONSEIL EXECUTIF

Article 17 Pouvoirs

Le Conseil Ex�cutif aura les pouvoirs suivants:

(a) le Conseil Ex�cutif assure le fonctionnement de l'Union;

(b) le Conseil Ex�cutif se r�unit sur convocation �crite du Pr�sident, aussi souvent que l'exige l'int�r�t de l'Union et, au moins, une fois l'an;

(c) le Conseil Ex�cutif ne peut d�lib�rer que si les deux tiers (2/3) de ses Membres sont pr�sents ou repr�sent�s. Ses d�cisions sont prises � la majorit� simple des Membres pr�sents ou repr�sent�s; la voix du Pr�sident est pr�pond�rante;

(d) le Conseil Ex�cutif pr�pare le r�glement int�rieur de l'Union qui doit �tre approuv� par l'Assembl�e G�n�rale;

(e) le Conseil Ex�cutif convoque les Assembl�es G�n�rales Extraordinaires dans les conditions prescrites � l'article 13.b;

(f) le Conseil Ex�cutif fixe la date et �tablit l'ordre du jour des Assembl�es G�n�rales.

11 est tenu de mettre � l'ordre du jour toute question dont la discussion est demand�e par un cinqui�me (1/5)

au moins des Membres de l'Union, trois mois au minimum avant la date de l'Assembl�e G�n�rale; et

(g) le Conseil Ex�cutif cr�e des commissions internes charg�es de la r�alisation d'objectifs d�termin�s. Article 18 Composition

(a) Le Conseil Ex�cutif se compose d'au moins trois (3) individus, lesquels sont des repr�sentants des Comit�s Nationaux, au nombre de un (1) par Comit� National, du Pr�sident, des deux (2) Vice-pr�sidents, du Secr�taire G�n�ral, du Tr�sorier, du Directeur Scientifique et du Secr�taire Scientifique. Tous les Membres du Conseil Ex�cutif disposent d'une voix d�lib�rative.

En dehors des repr�sentants des Comit�s Membres, le Conseil Ex�cutif ne doit pas comporter plus de trois conseillers de la m�me nationalit�.

(b) Le Conseil Ex�cutif accueille � ses r�unions avec la voix consultative

(i) les anciens Pr�sidents de l'Union;

(ii) les Membres du Directoire Scientifique et Technique, � moins qu'une voix d�lib�rative ne leur soit attribu�e autrement;

(iii) les fondateurs de l'Union qui sont les personnes physiques ayant particip� soit aux r�unions du conseil de l'O.I.S.T.V. soit aux r�unions de fondation de l'U.I.S.T.A.V. � Cologne, Bruxelles et Dijon, et qui ont contribu� � animer l'Union depuis lors soit dans le cadre du Conseil Ex�cutif, soit dans celui du Directoire Scientifique et Technique.

(iv) les observateurs reconnus par le Pr�sident de l'Union.

Article 19 -- Nominations

(a) Chacun des Membres du Conseil Ex�cutif repr�sentant un Comit� National ("Conseiller-repr�sentant") est propos� par le dit Comit� National et sa nomination sera soumise � la ratification de l'Assembl�e G�n�rale. Dans la mesure du possible, les Membres du Conseil Ex�cutif ne doivent �tre Membres du Conseil Ex�cutif que pendant deux P�riodes cons�cutives et ne seront r��ligibles qu'apr�s une P�riode d'interruption.

Le mandat de Membre du Conseil Ex�cutif n'est pas r�mun�r�.

(b) Aucune personne physique ne peut repr�senter plus de deux (2) Membres de l'Union. Les Conseillers-repr�sentant seront de pr�f�rence de la m�me nationalit� que le Membre qu'ils repr�sentent. En cas de nationalit� diff�rente, le Conseiller devra avoir l'accord de son propre Comit� National.

(c) Chaque Membre de l'Union a le droit de nommer, en plus du Conseiller, une autre personne d�sign�e comme Conseiller-rempla�ant. Cette nomination fera �galement l'objet d'une ratification par l'Assembl�e G�n�rale.

(d) Les candidatures de Conseillers-repr�sentant et de Conseiller-rempla�ant seront soumises par le Pr�sident du Comit� National au Secr�taire G�n�ral de l'Union, au moins six (6) semaines avant la date de l'Assembl�e G�n�rale.

(e) En cas de d�c�s, d'incapacit� permanente ou de d�mission d'un Conseiller-repr�sentant au cours d'une P�riode, il/elle sera remplac�(e) par le Conseiller-rempla�ant.

En cas de cessation des fonctions d'un Conseiller-repr�sentant et du Conseiller-rempla�ant en cours de P�riode, pour toute raison quelconque, le Conseil Ex�cutif, en consultation avec le Comit� National concern�, nommera un Conseiller-Substitut pour la dur�e restante de la P�riode.

(f) En cas d'emp�chement d'un Conseiller-repr�sentant d'assister au Conseil Ex�cutif, il sera remplac� par le Conseiller-rempla�ant, qui jouira pour la dur�e du Conseil Ex�cutif de tous les droits du Conseiller-repr�sentant, y compris le droit de vote.

Si un Membre du Conseil Ex�cutif ou son Conseiller-rempla�ant ne peut �tre pr�sent � une r�union du Conseil Ex�cutif, il devrait d�signer au moins deux (2) personnes d�j� Membre du Conseil Ex�cutif susceptibles de repr�senter le Comit� National, dans l'ordre de pr�f�rence. Une personne d�sign�e comme repr�sentant exercera le droit de vote du Membre repr�sent� lors du Conseil Ex�cutif. Chaque personne physique ne peut repr�senter plus de trois (3) Membres du Conseil Ex�cutif, y compris lui-m�me.

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MOD 2.2

(g) Le Pr�sident, les deux (2) Vice-pr�sidents, le Secr�taire G�n�ral, le Tr�sorier, le Directeur Scientifique et le Secr�taire Scientifique ne peuvent �tre, en aucun cas, repr�sentant d'un Membre de l'Union au Conseil Ex�cutif, � moins qu'il ne soit mandat� conform�ment � l'article 19 (f).

(h) Le Secr�taire G�n�ral, le Tr�sorier, le Directeur Scientifique et le Secr�taire Scientifique sont propos�s

par le nouveau Pr�sident aux suffrages de l'Assembl�e G�n�rale � la fin d'une P�riode. La liste des candidats

sera incluse dans le projet d'ordre du jour distribu� quatre (4) mois avant l'Assembl�e G�n�rale.

Toute autre candidature �ventuelle devra �tre pr�sent�e par un cinqui�me (1/5) au

moins des Membres de l'Union.

Article 20 D�mission et r�vocation

(a) Un Membre du Conseil Ex�cutif peut d�missionner � tout moment moyennant un pr�avis notifi� par �crit au Pr�sident. La d�mission d'un Membre est effective d�s qu'elle est donn�e, sauf si une autre date de prise d'effet est pr�vue dans la notification.

(b) Un Membre du Conseil Ex�cutif peut �tre r�voqu� � tout moment par l'Assembl�e

G�n�rale, pour un motif donn� ou sans motif, si la d�cision est approuv�e par la majorit� simple des votes

des Membres de l'Union.

Article 21 -- Convocation aux r�unions du Conseil Ex�cutif

Les r�unions du Conseil Ex�cutif sont convoqu�es par le Pr�sident du Conseil Ex�cutif. La

convocation est envoy�e aux Membres du Conseil Ex�cutif par lettre, fax ou e-mail, au moins 30 jours

calendrier avant la date de la r�union, � moins que les circonstances en d�cident autrement.

La convocation � la r�union doit inclure:

- le projet d'ordre du jour de la r�union; et

- les copies de, ou r�f�rences aux documents pertinents;

La validit� de la convocation ne peut �tre contest�e si tous les Membres du Conseil Ex�cutif sont pr�sents

ou repr�sent�s.

Article 22 Proc�dures

Le Conseil Ex�cutif ne pourra valablement d�lib�rer que si les deux tiers (2/3) de ses Membres sont

pr�sents ou repr�sent�s.

Sauf majorit�s sp�ciales pr�vues par les pr�sents Statuts, les d�cisions du Conseil Ex�cutif sont prises � la

majorit� simple des voix �mises par ses Membres.

Le Pr�sident aura une voix pr�pond�rante.

6. PRESIDENCE

Article 23 - G�n�ralit�s

L'Union est pr�sid�e par un (1) Pr�sident assist� de deux Vice-pr�sidents.

Les deux (2) Vice-pr�sidents seront, l'un le pr�sident pr�somptif pour ia p�riode suivante, �lu au scrutin

secret par l'Assembl�e G�n�rale, rautre le Pr�sident sortant.

Un ancien pr�sident n'est pas r��ligible.

Les fonctions de Pr�sident et de Vice-pr�sident ne sont pas r�tribu�es.

Le Pr�sident et les deux (2) Vice-pr�sidents sont choisis par l'Assembl�e G�n�rale pour exercer leurs

fonctions pour le compte de l'Union, en raison de leurs qualit�s personnelles, et non pour des raisons li�es �

leur affiliation nationale.

Le Pr�sident et les deux (2) Vice-pr�sidents doivent �tre tous trois de nationalit� diff�rente.

Article 24 - Elections

A chaque Assembl�e G�n�rale Ordinaire se tenant � la fin d'une P�riode, il sera proc�d� � l'�lection du

Pr�sident pr�somptif qui sera automatiquement Vice-pr�sident pendant la premi�re P�riode qui suit cette

Assembl�e G�n�rale, Pr�sident, pendant la deuxi�me P�riode et Vice-pr�sident pendant la troisi�me P�riode.

A chaque Assembl�e G�n�rale Ordinaire se tenant � la fin d'une P�riode, le Conseil Ex�cutif proposera un

candidat � la Pr�sidence. Toute autre candidature �ventuelle devra �tre pr�sent�e par un cinqui�me (1/5) au

moins des Membres de l'Union.

Article 25 Pouvoirs du Pr�sident

Le Pr�sident est responsable de toutes les activit�s de l'Union et veille � ce qu'elles ne soient pas contraires

aux lois relatives � sa constitution, � ses statuts et � son r�glement int�rieur. Dans l'�ventualit� o� ces statuts

seraient inapplicables, il devra prendre les mesures appropri�es.

Il pr�side:

(a) l'Assembl�e G�n�rale qui marque son entr�e en exercice aussit�t qu'il aura �t� introduit par son pr�d�cesseur;

(b) l'Assembl�e G�n�rale qui marque la fin de son exercice jusqu'� ce qu'il ait introduit son successeur;

(c) toute Assembl�e G�n�rale Ordinaire ou Extraordinaire qui pourrait �tre convoqu�e au cours de son mandat;

(d) tes r�unions du Conseil Ex�cutif;

(e) toute assembl�e ou commission pour la r�union de laquelle cela est jug�

n�cessaire.

Article 26 Vacances

Si l'un des postes suivants est � repourvoir (Secr�taire G�n�ral, Tr�sorier, Directeur Technique, Secr�taire

Technique) pour cause de d�c�s, d'incapacit� permanente ou de d�mission, le Pr�sident d�signera une

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M00 2.2

personne rempla�ante pour reprendre les responsabilit�s op�rationnelles de cette fonction. Ce membre devra �tre confirm� dans sa fonction tors de la r�union du Conseil Ex�cutif suivante; il participera aux s�ances du Conseil Ex�cutif sans droit de vote. Si le poste est � repourvoir au d�but d'une P�riode, le Pr�sident peut convoquer une Assembl�e G�n�rale Extraordinaire afin d'�lire un rempla�ant en tant que membre votant � part enti�re du Conseil Ex�cutif.

Article 27 Pouvoirs des Vice-pr�sidents

Les Vice-pr�sidents aident le Pr�sident dans tous les devoirs de la charge de celui-ci. Ils peuvent le remplacer � sa demande. Le Pr�sident pr�somptif devient Pr�sident en cas de d�c�s, d'incapacit� permanente ou de d�mission du Pr�sident en fonction. Si, en cas de d�c�s, d'incapacit� permanente ou de d�mission du Pr�sident pendant la p�riode qui lui est assign�e, son successeur �lu n'est pas en mesure d'assumer la Pr�sidence, l'autre Vice-pr�sident (c'est-�-dire son pr�d�cesseur direct dans ses fonctions) assumera les fonctions de Pr�sident jusqu'� la prochaine Assembl�e G�n�rale Ordinaire. ll devra prendre les dispositions n�cessaires pour que l'�lection d'un nouveau successeur ait lieu le plus vite possible, au cours de la prochaine Assembl�e G�n�rale Ordinaire ou d'une Assembl�e G�n�rale Extraordinaire. Il devra choisir la proc�dure aboutissant au plus t�t.

Article 28 - Pr�sident d'honneur

Le titre de Pr�sident d'honneur peut �tre offert � une ou plusieurs hautes personnalit�s. La

d�cision en sera prise par l'Assembl�e G�n�rale sur proposition du Conseil Ex�cutif ou d'un cinqui�me (1/5) au moins des Membres de l'Assembl�e G�n�rale.

7. AUTRES ORGANES

Article 29 - Le Directoire Scientifique et Technique

Le Directoire est compos� d'un pr�sident (le Directeur Scientifique) et d'un secr�taire (le

Secr�taire Scientifique), les deux �tant Membres du Conseil Ex�cutif, des Pr�sidents de Divisions, du

Pr�sident du Comit� "�ducation" et d'experts.

Le Directoire Scientifique et Technique:

(a) cr�e des groupes charg�s de l'�tude de probl�mes pr�cis scientifiques et

techniques;

(b) attribue �ventuellement les nouveaux probl�mes aux groupes existants ou � de nouveaux groupes; et

(c) met au point des directives de travail.

Les groupes sont de caract�re international.

Chaque groupe doit pr�parer, pour chaque Assembl�e G�n�rale Ordinaire se tenant � la fin d'une P�riode,

un rapport d�taill� sur ses activit�s au cours de la P�riode �coul�e. Le Directoire �tablit un rapport g�n�ral et le

pr�sente � cette Assembl�e G�n�rale.

Article 3D - Les divisions

Des divisions ayant la responsabilit� de domaines d�finis de l'activit� scientifique et technique de l'Union

peuvent �tre cr��es en fonction des besoins.

La cr�ation d'une nouvelles Division requiert l'approbation du Conseil Ex�cutif et sa ratification par

l'Assembl�e G�n�rale.

8. REPRESENTATION DE L'UNION

Article 31 Repr�sentation de l'Union

Le Pr�sident ou le repr�sentant d�sign� du Pr�sident repr�sentera l'Union dans toutes les

proc�dures judiciaires et extrajudiciaires et dans toute proc�dure r�sultant en des d�cisions � caract�re

contraignant pour l'Union.

Le Conseil Ex�cutif aura le pouvoir de nommer des mandataires afin d'assister le Pr�sident dans cette

t�che.

9. RESSOURCES

Article 32 Comptes annuels et budget

L'ann�e fiscale commence le premier janvier et se termine le 31 d�cembre de chaque ann�e.

Chaque ann�e, le Conseil Ex�cutif pr�parera les comptes annuels et un budget pr�visionnel qui seront

pr�sent�s sous la forme de deux (2) rapports s�par�s � l'Assembl�e G�n�rale qui les discute, pr�sente ses

observations et, s'ils s'av�rent satisfaisant, les ratifie. Les comptes annuels seront d�pos�s aupr�s du tribunal

de commerce comp�tent.

A la fin de la P�riode, � la suite de cet examen des rapports financiers, l'Assembl�e G�n�rale fixe la somme

annuelle totale qui doit �tre demand�e aux Membres sous forme de cotisations pour la P�riode suivante. Elle

en d�duit le taux de la part contributive unitaire.

Le budget pr�visionnel ratifi� par l'Assembl�e G�n�rale peut �tre augment� au courant d'une P�riode par

des donations ou revenus non anticip�s � l'Union. Ceux-ci permettent en cons�quence des d�penses

additionnelles pour le bien de l'Union. Les donations seront plac�es dans un fonds particulier et les voeux des

donateurs honor�s dans la mesure du possible. Les d�penses additionnelles ne devront pas exc�der le

montant des donations.

Article 33 - Cotisations

Le montant de la cotisation est d�termin� pour chaque pays de la mani�re suivante:

(a) Les cotisations sont toutes un multiple d'une quantit� fixe - la part contributive

unitaire. Leur montant est le produit du taux de la part contributive unitaire par le

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MOD 2.2

nombre de parts contributives du Comit� National consid�r�.

(b) Le nombre de parts contributives de chaque Comit� National est d�termin�, suivant les dimensions du pays qu'il repr�sente et la place qu'y tiennent fa science et fa technique du vide, par le Conseil Ex�cutif apr�s examen des observations du Comit� National int�ress�. Ce nombre peut �tre modifi� par accord entre le Conseil Ex�cutif et le Comit� National int�ress�. Il est, dans tous les cas, soumis � la ratification de l'Assembl�e G�n�rale qui suit sa fixation ou sa modification.

10. MODIFICATIONS DES STATUTS ET DISSOLUTION

Article 34 Modifications des Statuts

Toute proposition de modification des Statuts de IUVSTA doit �maner du Conseil Ex�cutif ou d'au moins

cinquante pour cent (50%) des Membres de l'Union plus un (1) Membre de l'Union.

Les motions de r�solution portant modifications aux Statuts apparaitront sur le projet d'ordre du jour de

l'Assembl�e G�n�rale qui devra se prononcer sur de telles propositions.

Les d�cisions comportant des modifications aux Statuts ne sont valables que si elles r�unissent une

majorit� de septante cinq pour cent (75%) des votes �mis par les Membres de l'Union pr�sents ou repr�sent�s.

Article 35 Dissolution de l'Union

Toute proposition de dissolution de l'Union doit �maner du Conseil Ex�cutif ou d'au moins

cinquante pour cent (50%) des Membres de l'Union plus un (1) Membre de l'Union.

Les d�cisions comportant la dissolution de l'Union ne sont valables que si elles r�unissent une majorit� de septante-cinq pour cent (75%) des votes �mis par les Membres pr�sents ou repr�sent�s.

Dans le cas o� l'Union est volontairement dissoute, l'Assembl�e G�n�rale d�cide de la nomination, des pouvoirs et de la r�mun�ration des liquidateurs ainsi que des m�thodes et proc�dures de liquidation de l'Union. Article 36 Affectation de l'actif

En cas de dissolution de l'Union, l'actif restant disponible sera transf�r� vers un compte bloqu� aupr�s du Conseil International des Unions Scientifiques (ICSU) ou de l'organisation lui ayant succ�d�. Dans les cinq ans de leur transfert, le membre pr��minent survivant du dernier Conseil Ex�cutif de IUVSTA, en accord avec les autres membres de ce comit�, peut demander le transfert de l'actif d�pos� aupr�s de l'ICSU sur fe compte d'une nouvelle Association Internationale ayant des domaines similaires � ceux de IUVSTA pour la Science, la Technique et les Applications du Vide. [L'ordre de pr��minence au sein du Conseil Ex�cutif au moment de fa dissolution est d�fini comme suit le Pr�sident, le Pr�sident-pr�somptif, le Pr�sident sortant, le Secr�taire G�n�ral, le Directeur Scientifique, le Tr�sorier et le Secr�taire Scientifique]. Si aucune demande n'est formul�e dans la p�riode de cinq ans suivant le transfert, l'actif sera d�volu � l'ICSU en vue d'une

utilisation en faveur de l'avancement de la science. En tout cas, l'actif net issu de la dissolution ne sera allou� � une activit� lucrative.

11. DISPOSITIONS GENERALES

Article 37 Langue

Les langues de travail de l'Union sont le fran�ais et l'anglais.

Les communications faites dans l'une de ces langues doivent, si cela est demand�, �tre r�p�t�es dans

l'autre langue.

En tout �tat de cause, lorsque le droit belge requiert l'utilisation d'une langue sp�cifique, cette langue sera

utilis�e.

Ces Statuts ont �t� r�dig�s en fran�ais et traduits en anglais. En cas de doute, de divergences et de

probl�mes d'interpr�tation entre les deux versions, la version fran�aise pr�vaudra.

Article 36 R�f�rences l�gales

Tout ce qui n'est pas pr�vu dans fes pr�sents Statuts sera r�gl� conform�ment aux dispositions de la loi

belge du 27 juin 1921 relative aux associations sans but lucratif, aux associations internationales sans but

lucratif et aux fondations.

En cons�quence, les dispositions de cette loi auxquelles il ne serait pas licitement d�rog�, sont r�put�es

inscrites dans les pr�sents Statuts et les clauses contraires (ou qui deviendraient contraires aux dispositions

imp�ratives de cette loi) sont cens�es non �crites.

Vote. Mise aux voix, cette r�solution est adopt�e � l'unanimit�.

DEUXIEME RESOLUTION ADOPTION DE LA TRADUCTION ANGLAISE

L'assembl�e d�cide d'approuver la traduction anglaise du texte ci-dessus.

UNION INTERNATIONALE POUR LA SCIENCE, LA TECHNIQUE ET LES APPLICATIONS DU VIDE

INTERNATIONAL UNION FOR VACUUM SCIENCE, TECHNIQUE AND APPLICATIONS

INTERNATIONALE UNION F�R VAKUUM-FORSCHUNG, -TECHNIK UND -ANWENDUNG

INTERNATIONAL UNION FOR VACUUM SCIENCE, TECHNIQUE AND APPLICATIONS AISBL

IUVSTA AISBL

STATUTES

1. NAME - LEGAL FORM REGISTERED OFFICE

Article 1 - Name and Legal Form

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MOD 2.2

An international non-profit association shall be established under the name "International Union for Vacuum Science, Technique and Applications" (IUVSTA), hereinafter referred to as the "Union" or "IUVSTA" which is also the officially approved abbreviation of the name of the association.

The name shall be preceded or followed by the words "non-profil international association" or by the abbreviation "AISBL".

Article 2 - Registered Office

The registered office of the Union shall be located at Avenue de la Renaissance 30, B-1000

Brussels, Belgium. It may be moved to any other location in Belgium by a decision taken by the Executive Council by simple majority. Any transfer of the registered office shall be published in the Annexes to the Belgian Official Gazette.

2. PURPOSE AND ACTIVITIES

Article 3 - Purpose

The aims of the Union shall be exclusively non-profiting making, and are to promote, encourage, and

develop vacuum sciences, techniques and applications in all countries.

Article 4 - Activities

In order to meet these aims, the Union shall undertake principally the following activities:

(a) the taking of all useful measures to support the National Committees and persons who seek to establish National Committees where they do not yet exist;

(b) the co-ordination of the activities of the present or future member National Committees;

(c) the institution of Divisions with responsibility for prescribed areas of the whole field of scientific and technical interest of the Union;

(d) the establishment of international working groups instructed to:

(i) study specific problems (standardization, glossaries, training of specialists, etc.)

(ii) reach agreements in order to make recommendations in the field of vacuum; and

(iii) secure the publication of the matters dealt with in the preceding two (2) paragraphs;

(e) the development and promotion of exchanges, meetings and communications in the field of vacuum co-operation with National Committees and all international scientific associations; and

(f) the application of ail necessary measures and initiatives to achieve these aims.

3. MEMBERS

Article 5 - Membership

(a) Members of the Union are National Committees. They must be representative of the whole of the individuals and corporate bodies interested in vacuum science, technique and its applications, in their country.

(b) Membership shall be limited to one (1) National Committee in each country.

(c) Any country wishing to become affiliated to the Union shall form a National Committee able to take charge of the country's interests in the field of vacuum.

In certain cases and particularly when several neighboring countries have not yet established their own National Committees, they will be entitled to form a joint committee to which the status of Member will be accorded according to the same process as defined in article 5, 6 and 7. None of these countries may have its own National Committee.

(d) A National Committee wishing to join the Union shall submit satisfactory evidence that it conforms to the

requirements of articles 5 and shall undertake to observe the present Statutes.

Article 6 - Application for Membership

Application for membership of the Union shall be addressed to the President of the Union and sent to the

Secretary General of the Union. It shall, be signed by the President of the National Committee.

The application shall be accompanied by:

(a) the text of the statutes and by-laws of the national-committee;

(b) a translation of these documents into one of the working languages of the Union; and

(c) a definite proposai concerning the appropriate number of contributory shares. The proposai will have been previously prepared for discussion with the assistance of the Secretary General of the Union.

When all of these documents have been received by the Secretary General of the Union, the latter shall register the application.

The Secretary General of the Union shall, at the next meeting of the Executive Council following the registration of the application, propose to the Executive Council the provisional admission of the National Committee.

Article 7 - Provisional Admission

Provisional admission shall require at least a favourable majority of four-fifths of the votes cast by Members of the Executive Council and votes must be cast by at least three quarters (3/4) of the Mem bers of the Executive Coun cil.

Voting on provisional admission may take place either during an Executive Council meeting or by correspondente. A postal vote shall be closed six weeks after the date of despatch of the voting papers.

Immediately after their provisional admission, new Members will have all the rights and duties of ordinary Mem bers, with the exception of the right to vote which they will acquire after their definite admission by the General Meeting.

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MOD 2.2

Admission or rejection by the Executive Council, as the case may be, shah be notified to the National

Committee within six weeks following the date of closure of the vote.

In case of rejection by the General Meeting, the application may only be re-submitted at the General Meeting

at the end of the next Period, the Executive Council not being empowered to rule on a temporary basis.

Article 8 - Definite Admission

Admission of new Members shah constitute a specific item of the agenda of the Ordinary General Meeting at

the end of the Period, preferably as the first substantive item of the agenda.

In this respect the draft agenda for that General Meeting shall explicitly state:

(a) all applications received by the Secretary General during the last Period,

(b) the provisional decision taken by the Executive Council in each case,

(c) a proposai conceming the contributory shares of each possible new Member, and

(d) a statement of amounts already paid.

The General Meeting shah discuss each candidature separately and proceed immediately after each discussion to vote on the admission of the new Member under consideration and to ratify the number of contributory shares that the new Member shall pay.

The General Meeting shall decide on definite admission under the normal conditions of devisions.

All the requests received by the Secretary General since the previous relevant Ordinary General Meeting must be laid before the Ordinary General Meeting at the end of the current Period.

Definite admission may be granted even if for any reason the Executive Council has previously refused provisional admission. The ballot will be secret.

Only representatives of countries already Members of the Union shah be present for the discussion and ballot. The representative(s) of an applicant Member may not be present. Once this entire item of the agenda has been concluded, the representatives of the Member(s) newly admitted to the General Meeting shall participate in the werk of the latter with the right to speak and vote on all subsequent items of the agenda.

Article 9 - Resignation, Suspension and Exclusion

Membership may cease:

(a) by resignation. Notification must be forwarded to the Secretary General, by registered letter, before 30th

June of any year, such resignation becoming effective

on 31 st December of that year,

(b) as a consequence of dissolution for any reason of the National Committee in question;

(c) if a National Committee has not paid its subscription for two (2) years. However, the Executive Council may suspend its membership pending the payment of outstanding subscriptions up to the point of suspension;

(d) if a National Committee no longer complies with the conditions of membership pursuant to article 5.

(e) by exclusion of membership which is pronounced by the General Meeting on a motion of the Executive Council, under the same conditions as for admission.

In case of resignation or exclusion, the Member of the Union is responsible for its commitments until the end of the current year. The subscription paid by a National Committee which announces its dissolution during the calendar year remains the property of the Union. Any Member which ceases to belong to the Union gives up, ipso facto, its rights in the assets of the Union.

The loss of Member status shall be notified by the Secretary General to the President of the National Committee concerned, as well as to the person previously authorised to correspond in its name with the Secretary General of the Union.

Article 10 - Rights and Duties of Members

(a) Each National Committee shall inform the Union of modifications to the structure or statutes of the committee. This information will be given in two (2) copies of a [etter to be addressed to the President of the Union, one copy to be sent to the President of the Union and the other to the Secretary General. The letter will be signed by the President of the National Committee. The following General Meeting shah confirm (or, as the case may be, annul) the membership of any National Committee having modified its statutes.

(b) Each National Committee shah designate a person authorized to correspond in its name with the Secretary General of the Union. The authorisation shah be signed by the President of the National Committee in question. This authorisation must indicate the dates of the beginning and end of this authority. In the case of a

change in the structure of the National Committee, the authority may be revoked by the new President.

(c) The communication authorising an individual to represent a National Committee at the Executive Council of the Union shall be signed by the President of the National Committee.

(d) Membership fees shah be paid in the first trimester of each calendar year.

(e) Each National Committee must facilitate the management of the Union by paying its contributions prompily.

(f) Each National Committee is at liberty to determine its own regulations and to organiz� its own meetings within its national terriiory.

(g) Each National Committee shall nominale representatives to the General Meetings. However, Members of the Union may arrange to be represented at the General Meeting by another Member.

(h) Each National Committee shall assign a representative and an alternate to the Executive Council.

4. GENERAL MEETING (GENERAL DIRECTION ENTITY)

Article 11 - Powers

Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad - 28/04/2011- Annexes du Moniteur belge MOD 2.2

The General Meeting is the highest authority of the Union. lts principal tasks are to approve the annual

account and the annual budget, to guide the work of the Union, elect and remove the Members of the Executive

Council, and to discuss, approve or reject the reports submitted by the Executive Council.

The General Meeting can make amendments to the Statutes and approves the By-laws of the Union.

Article 12 - Composition

The General Meeting shall be composed of delegations of the Members of the Union. Each delegation shall

consist of a maximum of three (3) persons. II will be led by a head of delegation nominated by the National

Committee which it represents. Each head of delegation will vote in the name of his National Committee, casting

all the votes given to the National Committee so represented.

Each Member of the Union must notify to the Secretary General of the Union the composition of its

delegation to the General Meeting, indicating clearly the name of the head of the delegation.

Article 13 Meetings

Article 13.1 - Ordinary General Meetings

(a) The Ordinary General Meeting will be held at least once a year. The Ordinary General Meeting will be convened by the Executive Council. Ordinary General Meetings are presided over by the President of the Union.

(b) The agenda of the Ordinary General Meeting shall be limited to the following items:

(i) Approval of the annual accounts; and

(ii) Approval of the annual budget,

except that at each Ordinary General Meeting at the end of a Period, which shall be held so far as possible

on the occasion of an international conference, there will also be

(iii) The election of the President-Elect and the other Officers,

(iv) The ratification of the representatives on the Executive Council of the National Committees, and (y) The setting of subscriptions for the forthcoming Period.

(c) The resolutions of the Ordinary General Meeting shahl not be valid unless fifty percent

(50%) or more of the Members are present or represented. The decisions of an Ordinary General Meeting

shall be decided by a majority of at least fifty percent (50%) of the votes cast.

Article 13.2 - Extraordinary General Meetings

(a) The Executive Council or three fifths (3/5) of the Members may call an Extraordinary General Meeting. An Extraordinary General Meeting cannot take place less than three (3) months before or after an Ordinary General Meeting, unless it takes place on the same day. Extraordinary General Meetings are presided over by the President of the Union.

(b) The agenda of the Extraordinary General Meeting shahl be prepared by the Executive Council which shahl be required to include any motion put forward by at least one fifth (1/5) of the Members of the Union. No decision may be taken outside the agenda.

(c) At least every three (3) years (the "Period"), immediately after the Ordinary General Meeting approving the annual accounts and the annual budget, an Extraordinary General Meeting will be held including in its agenda a review of the activities of the Union to be given by the retiring President and others invited by the retiring President, and a statement of the activities proposed to be followed in the forthcoming Period, to be given by the incoming President. These statements shall be communicated to the Members in advance tag ether with the final agenda.

(d) The resolutions of the Extraordinary General Meeting shah! not be valid unless two thirds

(2/3) or more of the Members are present, or represented. The decisions of an Extraordinary General

Meeting shall be decided by a majority of at least three quarters (3/4) of the votes cast.

Article 13.3 - Votes

(a) The number of votes given to each National Committee shahl be fixed by the following scale: Number of contributory shares

1

2 or 3

4 to 6

7 to 9

10 and more

Number of votes

1

2

3

4

5

(b) Voting will be secret.

Article 14 - Notices

The notice calling the General Meeting shall contain the exact date, venue and a draft agenda and shahl be circulated to the Members by letter, fax or email at least four months before the proposed date.

The final agenda will be communicated to the Members at least six weeks before that date. With respect to the approval of the annual accounts and of the annual budget, the Executive Council will send the annual accounts and the budget together with a request for approval to all the Mem bers of the Union within six months of the end of the financial year.

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MOD 2.2

Article 15 - Representation

Members of the Union may arrange to be represented at the General Meeting by another Member, the President or a Vice-President. At an Extraordinary General Meeting, no Member can represent more than three (3) Members including itself. At an Extraordinary General Meeting, the President or a Vice-President cannot represent more than three (3) Members. At an Ordinary General Meeting, there is no limitation in the number of Members a Member or the President or a Vice-President can represent.

Any Member of the Union wishing to be represented at the General Meeting by another Member shall inform the Secretary General of the Union four (4) weeks before the date of the General Meeting.

The Secretary General of the Union shall verify that the Member requested to act as representative of another Member is entitied to do so.

The representation shall be exercised by the head of the delegation of the representative Member.

Article 18 - Minutes

The decisions of the General Meeting shah! be recorded in minutes signed by the President and deposited in the Archives at the registered office. The minutes shall be posted on the web site of the Union or made available to Members by such other means as shahl be determined by the Executive Council.

5. EXECUTIVE COUNCIL (MANAGEMENT ENTITY)

Article 17 - Powers

The Executive Council shah! be vested with the following powers:

(a) the Executive Council is responsible for the management of the Union;

(b) the Executive Council is convened in writing by the President as often as necessary in the interest of the Union and at least once a year,

(c) two thirds (2/3) of the Members of the Executive Council, present or represented, are necessary to form a quorum. Its decisions shall be by a simple majority vote of the Members present or represented; the President shall have a casting vote;

(d) the Executive Council shall prepare the By-laws of the Union which must be approved by the General Meeting;

(e) the Executive Council shall convene Extraordinary General Meetings under the conditions prescribed in Article 13,b;

(f) the Executive Council shahl fix the date and prepare the agenda for General Meetings. It is required to include on the agenda any matter proposed for discussion by at least one fifth (1/5) of the Members of the Union and notified at least three (3) months before the date of the General Meeting; and

(g) the Executive Council shall establish internai committees as may be decided upon for specific purposes.

Article 18 - Composition

(a) The Executive Council is composed of at least three (3) individuels being the representatives of the National Committees to the number of one (1) per National Committee, the President, the two (2) Vice-Presidents, the Secretary General, the Treasurer, the Scientific Director and the Scientific Secretary. All the Members of the Executive Council are entitled to speak and to vote.

In addition to designated representatives of the National Committees, the Executive Council will not include more than three (3) individuels of the same nationality.

(b) The Executive Council will receive at its meetings with the right to speak but not vote:

(i) former Presidents of the Union,

(ii) the Members of the Scientific and Technical Directorate, unless entitled to vote otherwise,

(iii) the founders of the Union who are persons who have participated in the council meetings of the IOVST, or meeting for the foundation of the IUVSTA, at Cologne, Brussels and Dijon and who have continued to play an active rote since then within the Executive Council or the Scientific and Technical Directorate, and

(iv) observers who are recognised by the President of the Union.

Article 19 - Nomination

(a) Each Member of the Executive Council representing a National Committee ("Councillor") shall be proposed by that National Committee and the nomination shahl be subject to ratification by the General Meeting. So far as reasonably practicable, the Members of the Executive Council should not serve for more than two (2) consecutive Periods and should stand down for one Period before re-election as Member of the Executive Council.

The mandate of Member of the Executive Council is not remunerated.

(b) No individuel can represent more than two (2) Members of the Union. The individuel representing the Member of the Union in the Executive Council will preferably be of the same nationality as the Member they represent. In case of different nationality the representative will require the approval of his own National Committee.

(c) Each Member of the Union is entitled to nominate another person as alternate Member of the Executive Council ("Altemate"). This nomination shahl also be subject to ratification by the General Meeting.

(d) Nominations for Councillor and Alternate shah be submitted by the President of the National Committee to the Secretary General of the Union, at least six weeks before the date of the General Meeting.

(e) ln the case of death, permanent incapacity or resignation of a Councillor during a Period, he or she will be replaced by the Alternate.

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MOD 2.2

If the Councillor and Alternate shall cease to serve in the course of a Period for any reason, the Executive Council, in consultation with the relevant National Committee shall appoint a Replacement Councillor for the remainder of the Period.

(f) In the event that a Member of the Executive Council is unable to attend a specific Executive Council meeting, the Alternate can act as the Member of the Executive Council for that meeting, with all rights including voting rights.

If a Member of the Executive Council or his alternate is not able to be present at an Executive Council Meeting, at least two (2) individuels who are already Members of the Executive Council should be designated in order of preference as proxies to represent the National Committee. The individuel designated as proxy will exercise the voting rights on the Executive Council of the Member so represented. Each individuel may only represent three (3) Members of the Executive Council, including itself.

(g) The President, the two (2) Vice-Presidents, the Secretary General, the Treasurer, the Scientific Director and the Scientific Secretary cannot in any circumstances be a representative at the Executive Council of a Member of the Union, unless appointed as a proxy according to 19 (f) above.

(h) The Secretary General, the Treasurer, Scientific Director and the Scientific Secretary are proposed by the new President for election by the General Meeting at the beginning of a new Period. The list of such candidates shah be included in the draft agenda distributed four months before the General Meeting. Any other proposed candidate must be proposed by at least one fifth (1/5) of the Members of the Union.

Article 20 - Resignation and removal

(a) A Member of the Executive Council may resign at any time by giving written notice to the President. The resignation of a Member shall become effective when the notice is given, unless a later effective time is specified in the notice.

(b) A Member of the Executive Council may be removed at any time, with or without cause, by a simple majority of the votes of the Members of the Union.

Article 21 - Notice of Meetings of the Executive Council

Meetings of the Executive Council shall be called by the President of the Executive Council. The notice

calling the meeting shall be sent to the Executive Council Members by letter, fax or email at least 30 calendar

days before the meeting unless otherwise dictated by the circumstances.

The notice of the meeting must include the following:

- the draft agenda of the meeting; and

- copies of, or references to, relevant documents.

The validity of the notice calling the meeting cannot be challenged if all the Executive Council Members are

present or represented.

Article 22 - Proceedings

Two thirds (2/3) of the Members of the Executive Council present or represented, are necessary to form a

quorum. Except if other majorities are provided for in these Statutes, decisions of the Executive Council shall be

taken by a simple majority of the votes cast by the Members.

The President shah have a casting vote.

6. PRESIDENCY

Article 23 - General

The Union is chaired by one (1) President assisted by two (2) Vice-Presidents.

The two (2) Vice-Presidents will be the President-Elect, elected by secret ballot by the General Meeting, and

the immediate Past-President.

A former President is not eligible for re-election.

The mandates as President and Vice-President are not remunerated.

The President and the two (2) Vice-Presidents are chosen by the General Meeting to exercise their functions

on behalf of the Union, because of their personal qualifies, and not because of their national affiliation.

The President and the two (2) Vice-Presidents must each be of different nationality.

Article 24 - Elections

At each Ordinary General Meeting at the end of a Period there will be the election of the President-Elect who

will automatically become in tum Vice-President during the Period following tuis General Meeting, President

during the second following Period and Vice-President during the third Period.

At each Ordinary General Meeting at the end of a Period, the Executive Council will propose a candidate for

the Presidency. Any possible additional candidate must be supported by at least one fifth (1/5) of the Members

of the Union.

Article 25 - Powers of the President

The President is responsible for all the activities of the Union and ensures that they do not conflict with the

laws relating to its constitution, statutes and by-laws. In any situation for which these statutes do not apply the

President shall be responsible for taking the appropriate action.

The President will preside over:

(a) the General Meeting which opens his term of office from the moment when he is introduced by his predecessor;

(b) the General Meeting which closes his term of office until the moment when he introduces his successor;

(c) any Ordinary or Extraordinary General Meeting which may be convened during his term of office;

(d) meetings of the Executive Council; and

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MOD 2.2

(e) any assembly or commission for the proceedings of which it is judged to be necessary.

Article 26 - Vacancies

If a vacancy occurs in one of the following offices (Secretary General, Treasurer, Scientific Director, Scientific Secretary) due to death, incapacity or resignation, the President shah appoint a person as acting officer to assume the operational responsibilities of the position. This acting officer shall be confirmed by the next Executive Council meeting, and shall be in this capacity a non-voting participant in the Executive Council meetings. If the vacancy occurs early in the Period, the President may convene an Extraordinary General Meeting to elect a replacement as a full voting Mem ber of the Executive Council.

Article 27 - Power of the Vice-Presidents

The Vice-Presidents assist the President in all his or her duties. They can take his or her place on his or her request. The President-Elect becomes President in case of death, permanent incapacity or resignation of the President in office. If, in the case of death, permanent incapacity or resignation of a President during the term of office, the President-Elect is unable to take over the office, the other Vice-President (i.e. the Immediate Past-President) will take over the duties of the President until the next Ordinary General Meeting. He or she shall take the necessary measures to ensure that a new successor is elected as rapidly as possible either in the course of the next Ordinary General Meeting or of an Extraordinary General Meeting. He or she must choose the procedure leading to the earliest result.

Article 28 - Honorary Presidents

The tille of Honorary President can be conferred on one or more eminent personalities. The decision to do so will be taken at the General Meeting on a motion of the Executive Council or of one fifth (1/5) at least of the Members of the General Meeting.

7. OTHER BODIES

Article 29 - The Scientific and Technical Directorate

The Directorate is composed of a chairman (the Scientific Director) and a secretary (the Scientific

Secretary), both being Members of the Executive Council, the Chairmen of the Divisions, the Chairman of the

Education Committee and of experts.

The Scientific and Technical Directorate:

(a) shall establish working parties to study specific scientific and technical problems;

(b) shall, if necessary, assign new problems to existing or new working parties; and

(c) shah formulate working directives.

The working parties shah be international in composition.

Each working party must prepare for each General Meeting at the end of the Period a detailed report on its

activities during the previous Period.

The Directorate shall prepare a general report and submit it to this General Meeting.

Article 30 - The Divisions

Divisions with responsibility for prescribed areas of the whole field of scientific and technical interests of the

Union may be established according to need.

The establishment of a new Division needs the agreement of the Executive Council and ratification by the

General Meeting.

8. REPRESENTATION OF THE UNION

Article 31 - Representation of the Union

The President or nominated representative of the President shall represent the Union in all judicial and

extrajudicial proceedings and in any procesces resulting in decisions binding upon the Union.

The Executive Council shall have powers to appoint legal representatives to assist the President in such

matters.

9. RESOURCES

Article 32 Annual accounts and budget

The financial year starts on first January and ends on 31 December of each year.

Each year the Executive Council shall prepare the annual accounts and a provisional budget to be

presented as two (2) separate reports to the General Meeting for comment, and, if satisfactory, for ratification.

The annual accounts are filed with the competent commercial court.

At the end of a Period, based upon the financial reports, the General Meeting shall determine the total

annual amount required from subscriptions by Members for the following Period. This determines the value of

the unit contributory share.

The provisional budget as voted by the General Meeting may be augmented during the Period by donations

or unanticipated income to the Union, thereby permitting additional expenditure for the benefit of the Union. The

donations shah be held in a separate fund and the intent of the donor will be honoured insofar as possible. The

additional expenditure shall not exceed the amount of the donation.

Article 33 - Subscription

The subscription for each country shah be determined as follows:

(a) All subscriptions shall be multiples of a fixed amount the "unit contributory share". The actual

subscription is the product of the value of the unit contributory share and the number of contributory shares

assigned to the particular National

Committee.

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(b) The number of contributory shares assigned to each National Committee shall be determined according to the size of the country and the extent to which vacuum science and technology is practiced in that country and shall be fixed by the Executive Council after a study of the comments of the National Committee concemed. In every case, it shall be submitted to the General Meeting for ratification and, as a resuit, shall be adopted or modified.

10. AMENDMENTS TO THE STATUTES AND DISSOLUTION

Article 34 - Amendment of the Statutes

Proposais for amending the statutes of IUVSTA shall be put forward by the Executive Council or by at least fifty percent (50%) of Members of the Union plus one (1) Member of the Union.

Any proposed amendment shall appear on the Draft Agenda of the General Meeting at which it is to be determined.

Decision of the General Meeting to amend the statutes shall be validly adopted with a majority of seventy-five percent of the Members of the Union present or represented.

Article 35 - Dissolution of the Union

Proposais for the dissolution of the Union shall be put forward by the Executive Council or by at least fifty percent (50%) of Members of the Union plus one (1) Member of the Union.

The decision of the General Meeting to dissolve the Union shall be validly adopted with a majority of seventy-five percent of the Members present or represented.

In the event of voluntary dissolution of the Union, the General Meeting will determine the

appointment, powers and remuneration of the liquidators, as well as the methods and procedures for liquidation of the Union.

Article 36 - Allocation of Assets

In case of dissolution of the Union, any remaining available assets shall be transferred into a holding account of the International Council of Scientific Associations (ICSU), or its succeslor organisation. Within 5 years from the transfer, the most senior of the surviving last-serving officers of IUVSTA, after discussion with the other last-serving officers, may direct ICSU to transfer these funds into the account of a new International Association representing similar areas of Vacuum Science,. Technique and Applications as those covered by IUVSTA. (Senlority order is defined at the time of dissolution as President, President-Elect, Past-President, Secretary General, Scientific Director, Treasurer and Scientific Secretary). If no such request is received with the 5 year period these funds will be retained by ICSU ,which will use them for the advancement of science. In any case, the net capital after dissolution shall be allocated to a non profit aim.

11. GENERAL PROVISIONS

Article 37 - Language

The working languages of the Union are French and English.

Communications presented in one of these languages must, if required, be repeated in the other. In any

case, when the Belgian law requires the use of a specific language, this language shall be used. These Statutes

have been drafted in French and translated into English. In case of doubt, differences or problems of

interpretation between the versions, the French version shall grevai'.

Article 38 - Legal reference

All matters not covered by the present Statutes will be handled in accordance with the law of 27 June 1921

on non profit associations, international non-profit associations and foundations.

Th�refore, the provisions of the law to which the present Statutes do not derogate are deemed to be

inserted in the present Statutes and illegal provisions (or provisions that would become illegai in the future) are

deemed to be unwritten.

Vote. Mise aux voix, cette r�solution est adopt�e � l'unanimit�.

TROISIEME RESOLUTION- POUVOIRS.

L'assembl�e conf�re au conseil ex�cutif tous pouvoirs pour l'ex�cution des d�cisions prises.

Vote. Mise aux voix, cette r�solution est adopt�e � l'unanimit�.

Pour extrait analytique conforme

Philippe BALTHAZAR, notaire

D�pos�s en m�me temps:

-une exp�dition de l'acte et liste des pr�sences

Volet B - Suite

MOD 2.2

Mentionner sur la derni�re page du Volet B : Au recto : Nom et qualit� du notaire instrumentant ou de la personne ou des personnes

ayant pouvoir de repr�senter l'association, la fondation ou l'organisme � l'�gard des tiers

Au verso : Nom et signature

Coordonnées
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Code postal : 1000
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