BALTERIA

Association sans but lucratif


Dénomination : BALTERIA
Forme juridique : Association sans but lucratif
N° entreprise : 880.743.964

Publication

10/06/2014
ÿþ Copie à publier aux annexes du Moniteur belge après dépôt de l'acte au greffe MO¢'2.0

Réservé

au

Moniteur

belge 14 19376*

TRIBUNAL Leé. CCMERC

eual d'.Arona 4 21-MA 2074 4.500 HUY Greffe

Dénomination

(en entier) : Baltéria

Forme juridique : Association sans but lucratif

Siège : Sart Robiet, 58 4480 Clermont-sous-Huy, Belgique

N° d'entreprise : 880.743.964

Oblet de l'a : Assemblée générale, nominations et démissions

Rapport de l'assemblée générale annuelle de l'ASBL Balteria du 08 février 2014.

Présents : Charles Maguin, Harmonie Gaussin, Fabian Salmon, Maryline Burghartz, Joël Delagoen, Rachel Loria, Jaouen Biasino, Thierry Gofflot, Frédéric De Clerck, Christophe Massin, Hervé Foerster, Françoise Bodson, Christelle Wéry, Yoann Dupont, Dominique Vienne, Julien Petiniot, Sophie Ramelot

Excusés : Sylvain Nicaise (dérogation à Charles Maguin), Quentin Denis (dérogation à Charles Maguin) Absents

Ordre du jour

'Candidature, nominations, démissions

'Approbation des comptes 2013

'Payement cotisations (Merci à chacun si possible de prévoir de payer si nécessaire leur cotisation le jour

même pour un maximum de facilité)

'Bilan général non comptable de l'année 2013

'Prévisions et projets 2014/2015

'Allocation de budgets

'Recherche d'un lieu dé stockage du matériel

'Vérification et mise à jour des postes et responsabilités pour l'asbl et les lives

'Divers

Rapport

'Candidature, nominations, démissions

Candidatures reçues : Dominique Vienne comme administrateur, Christophe Massin comme membre

effectif, Rachel Loria comme présidente, Thierry Goriot comme administrateur, Françoise Bodson comme,

secrétaire.

Démission de Charles Maguin au poste de président, de Rachel Loria au poste de secrétaire et de Sylvain,

Nicaise au poste d'administrateur.

Démission d'Andrée Gérard

Nomination de Christophe Massin comme membre effectif à l'unanimité

Nomination de Fred de Clerck comme membre effectif à l'unanimité

Nomination de Thierry Goriot comme membre effectif à l'unanimité

Nomination de Dominique Vienne comme administrateur à l'unanimité

Nomination de Jaouen Biasino comme administrateur à l'unanimité

Nomination de Françoise Bodson au poste d'administratrice de secrétaire à l'unanimité

Nomination de Rachel Loria au poste de présidente à l'unanimité moins une voix

Marilyne écrira une lettre de remerciement à Sylvain pour les années d'aide aux débuts de l'asbl.

Récapitulatif

Mentionner sur la dernière page du Volet B : Au recto : Nom et qualité du notaire instrumentant ou de la personne ou des personnes ayant pouvoir de représenter l'association ou la fondation à l'égard des tiers

Au verso : Nom et signature

Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad -10/06/2014 - Annexes du Moniteur belge

MOD 2.0

À

Présidente : Rachel Loria

Trésorière Christelle Wéry

Secrétaire : Françoise Bodson

Administrateurs :

Charles Maguin, Harmonie Gaussin, Sophie Ramelot, Fabian Salmon, Hervé Foerster, Dominique Vienne,

Jaouen Biasino

Membres effectifs :

Joël Delagoen, Quentin Denis, Maryline Burghartz, Thierry Goriot, Christophe Messin, Fred de Clerck

" Approbation des comptes 2013 à l'unanimité

'Payement cotisations (Merci à chacun si possible de prévoir de payer si nécessaire leur cotisation le jour même pour un maximum de facilité)

Rappel également que même les orga et l'intendance doivent s'inscrire via le formulaire en ligne sur le site de Baltéria.

"Bilan général non comptable de l'année 2013.

Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad -10/06/2014 - Annexes du Moniteur belge 'Prévisions et projets 2014/2015:

Nous sommes à présent membre du centre culturel d'Engis. Certaines organisations sont faites par le centre (notamment fin juin début juillet, le chafoumi). 11 faudra dons surement y être présent pour présenter l'asbl, voir les aider à l'organisation de manière rémunérer (répartition des financements entre tes différentes associations membre du centre). On vote (unanimité moins trois voix) pour participer de manière active au tchafounmi.

Baltéria 2.51e week-end du 02 au 04 mai au moulin de miderscheid

Baltéria 2.6 le week-end du 17 au 19 octobre à Louette-St-Pierre.

La nouvelle équipe devrait penser à déjà prévoir petit à petit la suite et la nouvelle campagne en 2015,

Fred demande si la nouvelle équipe voudrait participer à une activité sur Tournai (apport de costume décors et animations mineures).

Il y a toujours des activités comme Moha, Franchimont, Femelmont ou Remouchamps; Fabian et Matou reprennent l'organisation et les contacts pour remettre en place tout ça.

On va proposer de mettre en place un calendrier électronique pour que chacun puisse voir l'agenda d'activités etc. de Baltéria.

Jean-Pierre (asbl légend'air) nous invite te samedi premier mars à participer à une soirée photo/jeux/rétrospective. Que les intéressés prennent contact avec Fabian. Leur live suivant se fait le 18 mai à Barchon.

Joël propose d'organiser une murder en 2015. Baltéria aidera à l'organisation.

'Allocation de budgets

Rappel du service de location de camionnette à prix réduit via larp.

Larp a obtenu des réductions pour l'achat chez Colruyt pour les asbl de GN membre de larp.

Discutions cuisine/viande ; la boucherie à la ferme de Gembloux a diminué ses prix et peut livrer sur le site.

Malou va demander si c'est faisable et quels seraient les prix exact etc. Thierry pourrait aller chercher et

ramener sur le site pour éviter d'éventuels frais de port.

Quentin demande un budget similaire pour les "effets spéciaux" etc. du prochain live (penser au filtre pour la

lumière et à l'essence pour le live). +-200¬ .

li faudra prévoir un budget pour réparer les armes pour Fred. Il fera les comptes de ce qui est nécessaire

avec Jaouen.

Prévoir de racheter des cartouches d'imprimantes.

Thierry aura peut-être l'occasion de racheter un ordi d'occase' (dont la batterie est morte) pour 50¬ .

Rachat de deux curvers minimum.

On prévoira un rachat d'arme selon les finances entre B2.5 et B2.6.

Ne pas oublier de prévoir les becs à gaz, bonbonnes etc.

'Recherche d'un lieu de stockage du matériel. On a plus de garage à partir de mai. Des demandes aux communes de Flémalle et Engis ont été faites mais rien pour l'instant. Dominique va tenir à l'oeil le fait que belarp va peut-être louer des zones de stockage. Fab aura peut-être une possibilité de secours via sa maman. Au pire on dispatchera entre les orga. Titi signale une possibilité temporaire à Engis aussi. Malou a potentiellement accès à des garages via son cousin donc à suivre aussi.

" Rangement en fin de live: Nos "déménageurs" habituels ne seront pas dispo. Quelqu'un aurai une autre Idée? On va voir...

~

MOD 2,0

Volet B - Suite

" Vérification et mise à jour des postes et responsabilités :

Rappelons que les admin et orga sont vivement souhaités le jeudi et le dimanche pour la prépalrangement.

Scenario général jusque B2.6: Fab et Fred puis Christophe reprendra pour la campagne suivante.

Scénario : relecture, globalisation etc.: Julien Petiniot avec l'aide de Charly et Harmo.

Ecriture scénario secondaires: "Cartes": Jo, Chariy, Françoise, Thierry, Hervé. Les autres doivent tous faire

leurs scénar comme d'hab...

Responsable principal des règles: Quentin

Responsable Feuilles de perso PJ: Quentin, Thierry

Assurances, administratif, moniteur : Françoise Bodson

Organisation démontage : Christelle

Logistique et "effets spéciaux": Quentin

Table orga (mais tout le monde y passe): Joël, titi, Hervé

Fiche joueur en début de live: Joël, Quentin

Faire signer les fiches d'inscriptions: Françoise

Homologation des armes : Jaouen (pnj) et Thierry (arc et flèches) et Fred (PJ)

Rangement et vérification matas après live+local pnj: Jaouen

Responsable garage ; Jaouen et Hervé

Création potions : pas de besoin pour l'instant donc on verra selon les besoins

Vérif. des besoins en carte; Joël

Création des cartes rames etc. ; Quentin

Pépettes et Yahia: Sophie

Réparation amies : Fred

Réparation/confection costumes: Françoise et Dom

Gestion liste des objets en jeux: Joël

Chef monstre: Jaouen, et si quelqu'un d'autre est chaud...

Organisation cuisine et courses avant le live: Matou (mais que chacun voit si il a des connaissances qui

seraient prête à faire l'intendance avec Matou et transférer à Matou)

Location camionnette : Hervé

Recherche, visite et prise d'info pour réserver les sites: Matou+ Françoise

Gestion des activités secondaire (moha, Franchimont, etc.): Fabian et Matou

Personne de contact pour Lam: Dominique Vienne

Personne de contact pour le CC d'Engis: Hervé

Contact Brasseur: Matou - Rach.

" Rapport de l'AG betarp:

Changement mineurs du CA. Ils ont eu le droit d'avoir un second permanent.

Ils sont sur un projet d'un béta-larp (réunion d'aide à l'organisation des lives)

Rappel que plusieurs sites font des réductions pour les GN faisant partie de belarp.

Ils sont en boni de +- 35.000ë et reçoivent pas mal de subsides donc les bénefs d'avatar sont réinjectés

directement dans avatar et plus dans belarp.

Dominique va tenir à l'oeil le fait que belarp va peut-être louer des zones de stockage.

La ligue de troll Bail est toujours au point mort.

ils vont organiser une nuit de huit-clos regroupant plusieurs murder.

Ils ont une "agence d'intérim" pour fournir des pnj aux asbl qui en manqueraient.

" Divers

Fab demande à ce que Quentin fabrique 4 porte-étendards (si possible facilement transportable sans

casse). Rach regardera pour faire !es 8 étendards.

Petit soucis pour les locaux du moulin le 01 mai.

Rach organisera les dates de réunion, visite de site etc,

Il faudra organiser des navettes avec le camion pour les gens qui devront se garer loin.

Yoann signale qu'une révision des règles d'alchimie (au moins pour la prochaine campagne serait

hautement souhaitable).

Rappel que si des pnj ou autre ont des instruments et savent en jouer, ils sont particulièrement bienvenue

Mentionner sur la dernière page du Volet B : Au recto : Nom et qualité du notaire instrumentant ou de la personne ou des personnes ayant pouvoir de représenter l'association ou la fondation à l'égard des tiers

Au verso : Nom et signature

Réservé

au

Moniteur

belge

Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad -10/06/2014 - Annexes du Moniteur belge

14/06/2013
ÿþ Moo 2.0

1 Copie à publier aux annexes du Moniteur belge après dépôt de l'acte au greffe



Mentionner sur la dernière page du Volet B : Au recto : Nom et qualité du notaire instrumentant ou de la personne ou des personnes

ayant pouvoir de représenter l'association ou la fondation à l'égard des tiers

Au verso : Nom et signature

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Dénomination

(en entier) : Baltéria

Forme juridique : Association sans but lucratif

Siège : Rue Waraxhe, 109 4400 Flémalle, Belgique

N° d'entreprise : 880.743.964

Objet de l'acte : Assemblée générale, modification du siège, nominations et démissions

Rapport de l'assemblée générale annuelle de I'ASBL Balteria.

Date : 16/02/2013

Lieu : Gembloux, à partir de 13h

Présents : Charly Maguin, Harmony Gaussin, Sylvain Nicaise, Andrée Gérard, Maryline Burghartz, Thomas

Salien, Joël Delagoen, Dominique Vienne, Rachel Loria, Quentin Denis, Fabian Salmon, Hervé Foerster,

Christelle Wery, Françoise Bodson

Excusés ; Sophie Ramelot (procuration à Charly), Jean-Yves Trouveroy

Absents ; -

" Démissions/Nominations

Anciens admin et leur remplaçant prendront les dispositions nécessaires pour se transmettre les connaissances, documents et informations utiles.

- Trésorier : démission de Thomas Salien qui reste membre effectif et nomination de Christelle Wery à l'unanimité.

- Secrétaire : démission de Sophie Ramelot qui reste administratrice et nomination de Rachel Loria à

l'unanimité

- Démission de Quentin Denis de l'administration mais reste membre effectif.

- Nomination de Françoise Bodson en tant que membre effectif à l'unanimité,

- Nomination de Jaouen Biasino en tant que membre effectif à l'unanimité.

Récapitulatif :

Président : Chartes Maguin

Secrétaire : Rachel Loria

Trésorière ; Christelle Wery

Autres administrateurs ; Harmonie Gaussin, Sylvain Nicaise, Fabian Salmon, Hervé Foerster, Sophie

Ramelot

Membres effectifs : Andrée Gérard, Maryline Burghartz, Thomas Salien, Joël Delagoen, Dominique Vienne,

Françoise Bodson, Quentin Denis, Jaouen Biasino

" Modification du siège

L'assemblée générale du 16 février 2013 a acté la modification du siège de l'A,S.B.L, Baltéria. Il sera transféré de la rue Waraxhe, 109 à 4400 Flémalle, Belgique vers Sart Robiet 58 4480 Clermont-sous-Huy

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Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad -14/06/2013 - Annexes du Moniteur belge

" Approbation des comptes 2012

MOD 2.0

e

Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad -14/06/2013 - Annexes du Moniteur belge

En un an on a un peu plus de 1014¬ (+400¬ de new-bam qui doit encore sortir) de perdu par rapport au

bilan 2011, Mais en 2012 on a fait qu'un live, on a prit le site le plus cher, on n'a pas fait les activités

rémunératrice comme Franchimont ou Moha.

Donc globalement ça s'explique,

Reste 1400¬ en caisse et 3800 en banque.

Approbation à l'unanimité

" Payement cotisations

Chacun paye ses cotisations sur place pour l'année 2013

" Bilan général (non comptable) des activités de 2012

Le live a fait l'objet d'une réunion spécifique à ce sujet. On a fait juste un rappel rapide des principaux éléments d'amélioration_

" Projets d'activités pour 2013

- Franchimont. On a révisé le contrat et on sera présent avec le matos habituel. On recherche des gens pour dormir sur place, Dominique dormira sur place. Joël reste responsable pour l'organisation de ce type d'activité, vous pouvez donc le contacter si vous souhaitez aider.

Lives 2.3 en mars. Le live 2.4 sera à voir selon les disponibilités en site et la disponibilité des orgas.

- Aide éventuelle à Marche-en-Famenne pour ceux qui e souhaite le 13 et 14 avril. Si vous êtes disponible, demandez à Charly de vous mettre en contact avec l'organisation du festival.

" Dépense faites pour le prochain live

36¬ de spot, 4x34¬ de brasero, 2x59,5¬ de « parapluie chauffant », 60¬ d'imprimante, bougeoir 3,5E, cône magie 20E, encens et matos infirmerie (16¬ ).

" Allocation du budget/dépenses à prévoir

- Garage qui a augmenté.

- 300E qui sont prévu pour une tente med via Thomas qui doit être présente pour le live.

- Quentin s'occupera du bois (voir avec Joël qui sait peut-être en avoir ou avec Matou et Fab qui en ont).

- Des bombonnes de gaz pour la cuisine (Malou et Fab).

- il y a un brasseur qui peut fournir et livrer mais il faut 20 casiers min (on en utilise environ 12-15). Bancs et

table : 5¬ par table et 2,5¬ le banc pour tout le we. On devrait avoir une dizaine de table et une vingtaine de

bancs sur place, Il faudrait sans doute une 15 de tables en plus et une 10aine de bancs. Malou s'organise avec

le brasseur pour les tables, bancs, bacs, etc.

- Cathy cabine : +-250¬ pour deux cathy mais on peut avoir moins cher. Ok  Fab s'en occupe,

- Rachat d'un peu de sang artificiel (Rach)

- Matos divers à mettre en jeux (boules, etc) (Quentin)

- Grande bougie tempête et bougie chauffe-plat (Françoise)

- Vérifier s'il faut du papier normal ou cartonné (Joël informe Hervé des nécessités)

- Quelques tissus / tenture pour une 50 aine d'euro (Monique)

- Rappel que si des personnes ont du petit matas utilisable en live ou des rallonges etc, on est preneur

- Jo ira chercher le latex pour sylvain pour le 02/03

- 2 curvers minimum (Quentin)

- oreillette au plus tard pour le prochain (titi + Chariy)

" Réattributions des postes/tâches (ASBL + live)

Charly : Président, scénario (oracle, vampires,...), globalisation et vérifications en tout genre, arbitrage

règles principal

Rachel : Secrétaire, assurances, administratif, moniteur, aide aux scénar

Christelle : Trésorier avec Rip pour la transition, arbitrage règles principal, organisation des démontages

Fabian: scenario général mais écrit avec de l'aide à côté

Harmo: Globalisation des scénarios, vérifications etc

Quentin : Recherche du site pour 2.4, logistiques et effet spéciaux, règles si il faut, feuille de perso pour

cette fois avec Française, arbitrage règles principal

M0D 2.0

Volet B - Suite

Hervé et Christelle : Table orga (mais tout le monde y passe - 9 habitué et un aidant à la fois si possible),

rangement matos après live+local pnj, scénario marchand, Vérif. et refaire si nécessaire les cartes (collabore

avec Quentin), arbitrage règles principal, Location camionnette, garage

Sylvain : norside, potions ou composantes si besoin + réparation quand possible, homologation

Joël mage, Gestion liste des objets en jeux, règles si besoin, arbitrage règles, gestion des activités

secondaire (moha, Franchimont, etc)

Jean-Yves : chef monstre ???

Matou : organisation cuisine (avec Dan), Courses avant te Vive

Françoise peut aider pour le matos cuisine etc et s'arrange avec Matou et Fab. + feuille perso avec Quentin

et la gestion des possessions en début de live avec titi. Fiche d'évaluation qu'elle va proposer à Chariy.

Jaouen : gestion local pnj et monstres en live  relais entre les orga  surveillance matos

Organiser confections, réparation etc des costumes : Andrée, Françoise et Dom (titi dit à Françoise ce qui

faut réparer, et Françoise dispatch)

- Collaboration avec autres associations et Larp,be

Dom sera notre représentant aux réunions. L'assurance a été mise en ordre.

Mentionner sur la dernière page du Volet B : Au recto : Nom et qualité du notaire instrumentant ou de la personne ou des personnes ayant pouvoir de représenter l'association ou la fondation à l'égard des tiers

Au verso : Nom et signature

q

Réservé au

Moniteur belge

Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad -14/06/2013 - Annexes du Moniteur belge

28/07/2011
ÿþCopie à publier aux annexes du Moniteur belge après dépôt de l'acte

MOD 2.2

Rése au Monit belç

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" 11116797*

N° d'entreprise : 880.743.964

Dénomination

(en entier) : BALTERIA

(en abrégé):

Forme juridique : ASBL

Siège : Rue Waraxhe 109 à 4400 Flémalle

Objet de l'acte : Démission d'administrateurs

L'assemblée générale du 10 avril dernier a acte la démission du poste d'administrateur de

- Madame Marie Manguette, domiciliée rue Vaux Toultia 29 à 4530 Vaux et Borset

- Monsieur Daniel Gérin, domicilié rue Charles Prévot 5 à 5030 Gembloux.

Le conseil d'administration de l'association reste inchangé:

Monsieur Charles Maguin, domicilié rue Lambert Daxhelet 12 à 4210 Marneffe, le Président Mademoiselle Sophie Ramelot, domiciliée rue du Centre 15 à 4140 Sprimont, Secrétaire Monsieur Thomas Salien, domicilié rue du Tige 19 à 4557 Tinlot

Le présent document est signé par:

Monsieur Charles Maguin, Mademoiselle Sophie Ramelot (mentionnés ci-dessus) et Monsieur Joël

Delagoen, administrateur.

Mentionner sur la dernière page du Volet 8 : Au recto : Nom et qualité du notaire instrumentant ou de la personne ou des personnes ayant pouvoir de représenter l'association, la fondation ou l'organisme à l'égard des tiers

Au verso : Nom et signature

Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad - 28/07/2011- Annexes du Moniteur belge

05/08/2015
ÿþ Copie à publier aux annexes du Moniteur belge après dépôt de l'acte au greffe MQD 2.0

Déposé au gre du

Tribunal de Commet de Liège,

division de , le

2 7 JU 1S

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Réservé

au

MoniteuE

beige

Dénomination

(en entier) : Baltéria

Forme juridique : Association sans but lucratif

Siège : Sert Robiet, 58 4480 Clermont-sous-Huy, Belgique

N° d'entreprise : 880.743.964

Objet de l'acte : Assemblée générale, nominations et démissions

Engis, le lier février 2015

PV de l'assemblée générale du 1 février 2015

Présents : Rachel Loria, Fabian Salmon, Maryline Burgrhartz, Jaouen Biasino, Joël Delagoen, Hervé Foerster, Harmonie Gaussin, Charly Maguin, Sophie Ramelot, Messin Christophe, Thierry Gofflot, Bertrand Sebastien, Franck Salomé, Flore Delarue, Bodson Française (Rédaction PV)

Excusés : Quentin Denis, Fred De Clerck.

Ireh

A l'ordre du jour

'Contrôle du paiement des cotisations 2015

'Candidature, nominations, démissions

'Points à ajouter à l'ordre au jour (éventuellement)

'La question du siège social

" Bilan de la saison 2

'Bilan année 2014

'Présentation et approbation des comptes

-Lecture des statuts et proposition des adaptations éventuelles

'Présentation d'un projet de règlement d'ordre intérieur

'Définition claire des tâches et rôles de chacun

" Prévisions et projets 2015  2016

'Planification de l'agenda 2015

'Recherche d'un lieu de stockage du matériel

'Divers

***

1.Contrôle du paiement des cotisations 2015

Le montant de la cotisation membre 2015 est fixé à 10 euros.

Les paiements sont faits sur place.

2.Candidature, nominations, démissions

Démission membre : Quentin Denis

Démission de la trésorerie : Christelle Wery

Administrateurs 2014:

-Charly Maguin

-Harmo Gaussin

-Fabian Salmon

-Hervé Foerster

-Christelle Wery

-Sophie Ramelot

-Dominique Vienne

- Rachel Loria

-Jaouen Biasino

Mentionner sur la dernière page du Volet B Au recto : Nom et qualité du notaire instrumentant ou de la personne ou des personnes ayant pouvoir de représenter l'association ou la fondation à l'égard des tiers

Au verso ; Nom et signature

Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad - 05/08/2015 - Annexes du Moniteur belge

Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad - 05/08/2015 - Annexes du Moniteur belge MOb 2.0

Candidature administrateur

-Christophe Massip

-Thierry Gofflot

Candidature membre effectif :

-Sébastien Bertrand

Après vote de l'AG :

-Christophe Massin est élu comme administrateur

-Sébastien Bertrand est élu comme membre effectif

-Thierry Gofflot est élu comme administrateur (4 abstentions : Joël, Sophie, Hervé, Christelle) et est désigné

trésorier.

3.Ajout de points à l'ordre du jour :

Hervé Foerster demande qu'on ajoute le point « Centre Culturel d'Engis » à l'ordre du jour.

4.La question du siège social

Le siège social est actuellement au domicile de Hervé Foerster et Christelle Wery qui sont administrateurs,

Inconvénients

-Transfert du courrier lent : problème de la déclaration d'impôt (mais se sera résolu parce que la prochaine

déclaration sera par internet)

Avantage :

-Notre adhésion eu centre culturel d'Engis qui nous permet d'avoir un local de réunion et de pouvoir

participer au Tchafoumis,

Décision :

-On maintient le siège social au domicile d'Hervé et Christelle. Cela ne posera pas de problème pour la

facturation car l'adresse de facturation et celle de correspondance peuvent être différentes.

5.Bilan de la saison 2 et de l'année 2014

Ok pour tout le monde et bonne chance à la nouvelle équipe de la part de Joël pour la suite

6.Présentation et approbation des comptes

Bilan au 31 /12/2014

Compte bancaire : reste 2552,02 euros

Caisse : reste 93,12 euros

On clôture l'année en perte de 62,82 euros.

Prévisions 2015

Certains membres demandent qu'un budget prévisionnel soit établi.

7.Lecture des statuts et proposition des adaptations éventuelles

7.1.Passage en revue des propositions de modification des statuts

Tous les 3 ans faut republier qu'on a réélu tout le monde.

Ajout dans les tâches du Secrétaire : l'archivage

La question du maintien de membre adhérent dans les statuts de l'asbl est tranchée en faveur d'un

maintien,

L'ensemble des propositions détaillées ci-dessus ont été discutées, amendées et approuvée par l'AG,

7.2.Passage en revue des propositions de modification des statuts

Il y a un règlement d'ordre intérieur, on a fait des ajouts concernant la fiche médicale à compléter,

Ajout des éléments soulignés à «(...) se réserve le droit d'exclure temporairement et définitivement (...) »

« (...) Nos activités sont réservées aux personnes de plus de 16 ans sauf en cas de présence d'un parent

ou un tuteur légal et sur accord des organisateurs »

« Il est interdit d'introduire des boissons alcoolisées sur le site de l'activité »

Nous ajoutons un règlement interne pour les organisateurs

Nous ajoutons la partie de définition des différentes possibilités de faire partie de i'asbl.

L'ensemble des propositions détaillées ci-dessus ont été discutées, amendées et approuvée par l'AG.

En annexe copie du règlement tel qu'approuvé par l'AG.

8.Définition claire des tâches et rôles de chacun

PrésidenteRachel Loria

TrésorierThierry Gofflot

SecrétaireFrançoise Bodson

Contrôleur aux comptes Sébastien Bertrand

Scénario Général Christophe Sébastien Hervé

Scénario relecture -- globalisation etc. Christophe Rachel Fabian

Ecriture scénario secondaires Christophe Thierry Rachel

Responsable principales règles Sébastien Thierry Hervé

Relecteur : Joël, Charly, Jaouen, PC, ...

Feuilles de perso Thierry et Sébastien Rachel

Organisation montage/démontage Rachel Christelle Françoise

Logistique et « effets spéciaux » Quentin Hugues

Table Orga (mais tout le monde y passe) Thierry et Sébastien Tous Tous

Homologation des armes Sébastien  Thierry (Arc)

Gestion des fiches PJ avant (rive Rachel

Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad - 05/08/2015 - Annexes du Moniteur belge

MOD 2.0

Faire signer les fiches d'inscriptions en début de Live Rachel

Rangement local PNJ et vérification matos après le five Jaouen Sophie

Responsable Garage Jaouen Hervé Rachel

Créations potions (si besoin = Bricole) Françoise Sébastien Christophe

Monnaie (création)Christophe/ Seb Sophie (Création )

Réparation des armes Jaouen Sébastien

Réparation Costumes Sophie Maman Malou, Dominique

« Chef » monstres Jaouen Hervé

Organisation cuisine  courses  gestion Françoise Equipe

Commis qui ont déjà eu de l'expérience bienvenus

Recherche de site, visite Rachel Françoise

Location CamionHerbéThieny

Gestion des activités externes Jaouen Malou

Personne de contact pour LARP Dominique Thierry

Personne de contact centre culturel d'Engis Hervé, Christelle Rachel

Contact Bar Daniel (demander de proposer)

Sponsors Françoise

Sécurité Rachel Hugues Sébastien

Infirmerie Flore Christelle Rachel  Jaouen

Massage/bien-être (new service) Flore Malou

Maquillage Malou Rachel, Steph, Maïté

Site Web/ Forum Franckyy Christophe Sophie (graphisme si besoin)

Etat du patrimoine Jaouen/Hervé Françoise

Logo ? : proposition : Delphine Roland

Conseil de Hervé : ne pas oublier le matos qu'on a déjà pour la création du nouveau monde

A vérifier au garage : mallette en cuir de Harmo

9.Prévisions et projets 2015 -- 2016

9.1.Animations externes :

" Murder Party

" Moha (9-10 mai)

On ne participe pas. On n'est pas sûre d'avoir le contrat. Certains ne vont pas à Dante. Donc certains

pourrait faire au moins du maquillage. Matou se renseigne auprès de Beni,

" Tchafoumi (4 et 5 juillet)

On participe.

Il faudrait rassembler bar et animation.

On fera réunion Tchafoumi.

Fabian propose de faire un projet d'animation

" Franchimont (21 - 22 et 23 août)

La clique du Maroilles vient aider

L'asbl sera dédommagée de 1200 euros

Maquillage sera prévu aussi.

On fera réunion aussi TchafournilFranchimont

" ACA IV (11-12-13 septembre)

Au niveau de la Guilde des « Fines Lames », il y a une convention mi-septembre.

Club : démonstration et tournois de jeux

On pourrait avoir un espace pour se présenter,

Quid d'une adaptation de la Murder ? D'une lice enfant ? D'un troll Ball ?

Table avec PJ.

A voir ce qu'on peut faire.

DOn fera une réunion organisation « animation externe ». Malou s'en charge

9.2.Mise en route de la saison 3

Prochaine réunion Live 3:10 février 2015, 20 mars 2015

Réunion « animations » : 28 mars 2015 chez Malou

Prochain Live : 22-23-24 octobre 2015

10.Recherche d'un lieu de stockage

On cherche toujours un garage avec une allée

11, Divers

-Centre culturel : Cotisation CC d'Engis : 30 euroslan

- Demande de prêt de matériel pour Flore le ler week-end de juillet : tonnelles, samovar, ... un mail suivra avec sa demande

Annexe

Règlement d'ordre intérieur de l'asbl

Les statuts prévalent sur le présent règlement.

Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad - 05/08/2015 - Annexes du Moniteur belge

MOf] 20

En cas de non-respect du présent règlement, des règles de sécurité ou des lois en vigueur, les organisateurs se réservent le droit d'exclure temporairement ou définitivement le contrevenant sans aucune indemnité ni remboursement.

Généralités

" Les organisateurs se réservent le droit de refuser toute inscription et ce, sans devoir se justifier.

" Tous les participants sont civilement responsables de leurs actes et les dommages matériels et/ou corporels qu'ils pourraient causer à autrui relèvent de leur responsabilité civile. (Les organisateurs déclinent toute responsabilité en cas d'accident dans lequel, ils ne seraient en rien impliqués)

" Les participants sont tenus de respecter les lois en vigueur dans le pays où se déroulent les activités.

" Les participants s'engagent à respecter les limites d'autrui ainsi que les règles de bienséance et de courtoisie.

" ll est interdit d'utiliser du matériel non homologué lors des activités. Les responsables de l'homologation demeurent seuls juges quant à l'acceptation ou le refus du matériel présenté. Si durant l'activité et après l'homologation, les participants se rendent compte qu'une dégradation du matériel est survenue, le rendant inutilisable ou dangereux, il est de leur responsabilité de ne plus l'utiliser et de prévenir les organisateurs.

" Les participants s'engagent à respecter les sites, locaux et autres bâtiments mis à leur disposition lors de l'activité.

" La consommation de boissons, autres que celles fournies par l'A.S.B.L., est interdite. Nous nous

engageons à offrir de l'eau gratuitement et en quantité suffisante.

I1 est interdit d'introduire des boissons alcoolisées sur le site de l'activité.

Inscription, paiement, annulation et remboursement

" Pour qu'une inscription devienne effective, il faut obligatoirement avoir versé le montant de celle-ci sur le compte de l'asbl avant la date d'échéance et avoir renvoyé la fiche d'inscription complétée en ce compris la fiche médicale et signée . Nous nous verrons dans l'obligation de refuser toute inscription ne tenant pas compte des obligations clairement indiquées par l'asbl et ce, sans remboursement des frais de participation versés, le cas échéant. L'asbl se décharge de toutes responsabilités en cas d'incidents dus à la non-communication de la fiche médicale.

" L'ajournement des activités ne constitue pas une annulation. Les inscriptions restent valables jusqu'à date du report.

" Le montant de l'inscription ne peut être récupérée que sous certaines conditions: Les demandes de remboursement doivent se faire par écrit et décrire de façon explicite les raisons du désistement.

" Dans la semaine qui précède le jeu, aucune inscription ne sera remboursée, quel qu'en soit le motif.

" Le matériel loué ou prêté, cassé ou abîmé, est à charge de l'emprunteur. Les organisateurs se réservent le droit de lui réclamer une somme équivalente à la valeur du matériel détérioré,

Mineurs d'âge

" Nos activités sont réservées aux personnes de plus de 16 ans sauf en cas de présence d'un parent ou tuteur légal et moyennant l'accord des organisateurs.

" Les personnes mineures d'âge (moins de 18 ans) doivent être en possession d'une autorisation parentale complétée et signée par un parent ou un tuteur légal, obligatoire pour la prise en compte de l'inscription.

Etre membre adhérant

Pour être membre adhérant, il faut -sauf dérogation écrite motivée et approuvée par le conseil

d'administration- :

-Etre en ordre de cotisation

-Participer au moins à un évènement

Un membre adhérant peut émettre un avis consultatif lors des réunions et des assemblées.

Un membre peut-être joueur, non joueur, intendant, organisateur ou sympathisant.

Etre membre effectif

Pour être membre effectif, il faut -sauf dérogation écrite motivée et approuvée par le conseil

d'administration- :

-Etre en ordre de cotisation

-Participer au moins à un évènement

-Participer à un opus par an

Un membre effectif est élu lors de l'assemblée générale.

Un membre effectif bénéficie du droit de vote lors des réunions et des assemblées.

Un membre peut-être joueur, non joueur, intendant, organisateur.

Etre administrateur

Pour être organisateur, il faut -sauf dérogation écrite motivée et approuvée par le conseil d'administration- ;

-Etre en ordre de cotisation

-Avoir été membre effectif durant une année entière

-Participer au moins à un évènement

Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad - 05/08/2015 - Annexes du Moniteur belge

MOo 2.0

-Participer à un opus par an

Un administrateur est élu par l'assemblée générale.

Un administrateur bénéficie du droit de vote lors des réunions et des assemblées.

Un administrateur peut présenter sa candidature aux postes de président, secrétaire ou trésorier. La

candidature est débattue en assemblée générale et un vote à lieu.

Un administrateur peut-être joueur, non joueur, intendant, organisateur.

Etre organisteur

Pour être organisateur, il faut -sauf dérogation écrite motivée et approuvée par le conseil d'administration-

-Etre au moins membre adhérant

-Participer au minimum aux réunions de préparation mensuelles

-Participer aux coulisses au fonctionnement de l'association suivant le tableau suivant

-Participer au moins à deux animations externes

-Participer à chaque opus

Un organisateur ne peut-être joueur.

Règlement interne pour les organisateurs

Le règlement d'ordre intérieur s'applique à tous et tout particulièrement aux organisateurs.

Les organisateurs devront en tout temps agir en bon père de famille durant toutes les activités de l'asbl.

En cas de sortie pour un tiers (animation, foire médiévale), un bob sera nommé par groupe de 5 personnes.

Définitions

Q'Evènement : un opus, une animation pour l'extérieur.

Q'Animation : activité externe à l'asbl au cours de laquelle nous prestons un service en vue de promouvoir l'asbl, de réunir des fonds pour permettre le bon fonctionnement de l'asbl, de réaliser les buts pédagogiques de i'asbl en aidant à la création d'évènements liés au jeu de rôle grandeur nature.

Q'Opus : un jeu de rôle grandeur nature créé et organisé par l'asbl.

Q'.loueur : une personne qui participe au jeu de rôle grandeur nature et ne fait pas partie des autres catégories (non joueur, organisateur, intendant).

Q'Non joueur : une personne qui anime et arbitre un opus et qui interprète les rôles nécessaires au bon déroulement du jeu à la demande des organisateurs.

Q'Organisateur : une personne qui participe à la création de l'univers du jeu de rôle grandeur nature et à sa mise en place.

©intendant : une personne qui permet le bon fonctionnement et la mise en place d'un opus (cuisine, effet-spéciaux, infirmerie, site web).

DCoulisses de l'asbl : montage et démontage, rédaction des scénarios, création/adaptation des règles du jeu, création/recherche de costumes, décors et armes de jeu, entretien du matériel, journée d'inventaire et de tri et tout autre activités utiles au bon fonctionnement des activités proposées par !'asbl.

Q'Montage et démontage des sites : généralement la veille, il s'agit de charger le matériel du garage dans le camion, puis de se rendre sur site pour mettre en place les éléments utiles au bon déroulement du jeu : décor, local PNJ, cuisine, table orge, infirmerie et courses ; égaiement les jours suivants, il s'agit de ranger, nettoyer, charger le camion et le décharger dans le garage et et de s'occuper du matériel qui devrait être lavé ou séché puis remis en place.

Modèle de fiche d'inscription

Je m'inscris au jeu de rôle grandeur nature organisé par l'asbl Baltéria qui se déroulera

du <DATE>

A l'adresse suivante : <ADRESSESITE>

Tarifs des inscriptions

Les prix incluent le logement sur un site adapté, les frais administratifs, la nourriture et l'animation.

Avant le 31/08/2015 A partir du 01/09/2015

Prix PJ

Prix PNJ

Prix Orga

N° de compte pour le versement : BE95 0682 4449 1658

Je m'inscris en tant que PJ-PNJ-ORGA*, je paie donc la somme de au plus tard le 31/08/2015 sur

le compte de !'asbl Baltéria n° BE95 0682 4449 1658 et je mentionne mon nom, mon prénom et les dates de l'opus.

En cas de paiement tardif, la différence me sera réclamée au plus tard le jour de l'événement.

Réservé

au

Moniteur

belge

s.

Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad - 05/08/2015 - Annexes du Moniteur belge

MoD 2.0

Volet B - Suite

Nom ;Prénom :

Rue Numéro :

Code postal :Ville :

Téléphone :E-mail :

Date de naissance : Numéro national :

Restrictions alimentaires de tout ordre (allergie, philosophie, régime spécifique  végétarien ou autre) :

Destiné à l'infirmière et à la cuisine.

Remarques

Par la signature de la fiche d'inscription confirme avoir lu, compris et accepter le règlement d'ordre intérieur.

Date :

Signature précédée de la mention « Lu et approuvé »

Fiche médicale

Les informations fournies seront utilisées par l'organisation en cas de problème, d'accident. Elles ne seront

en aucun cas transmises à des tiers. Merci d'être aussi précis que possible. En cas de modification avant

l'évènement, prévenez la table orge lors de votre arrivée.

Personne à prévenir en cas d'accident

Nom :Prénom :

Rue Numéro :

Code postal :Ville :

Téléphone :E-mail

Lien :

Groupe sanguin

Allergies :

Restrictions médicales : Maladies sérieuses, problèmes de dos, articulaires, etc.

Traitement en cours : Destiné à l'infirmière et aux premiers secours.

Grossesses en cours : En cas de grossesse survenue entre mon inscription, je contacte les organisateurs.

0 Je ne suis pas enceinte

0 Je déclare être enceinte et je décharge !'asbl Baltéria et ses responsables de toute responsabilité à mon

égard et à l'égard de mon futur bébé en cas de problème ou d'accident.

Date

Signature

Autorisation parentale pour les mineurs de plus de 16 ans.

Sans ce document signé de la main d'une représentant légal : parent ou tuteur l'inscription n'est pas valable.

Nom :Prénom :

Rue Numéro :

Code postal :Ville :

Téléphone :E-mail :

Lien

Je soussignéle, , autoriseln'autorise pas*

ma fille, mon fils, ma pupille à participer au jeu de rôle grandeur nature qui aura lieu du <DATE> au

<DATE> à <ADRESSESITE>.

Par la signature de la présente fiche, je confirme que mon enfant a lu et compris le règlement d'ordre

intérieur.

Par la signature de la présente fiche, je confirme avoir lu et compris le règlement d'ordre intérieur.

Fait à , le

Signature à faire précéder de la mention « Lu et approuvé »

Mentionner sur la dernière page du Volet B : Au recto : Nom et qualité du notaire instrumentant ou de la personne ou des personnes ayant pouvoir de représenter l'association ou la fondation à l'égard des tiers

Au verso . Nom et signature

Coordonnées
BALTERIA

Adresse
SART ROBIET 58 4480 CLERMONT-SOUS-HUY

Code postal : 4480
Localité : Clermont-Sous-Huy
Commune : ENGIS
Province : Liège
Région : Région wallonne